Opdrachtbeschrijving – Adoption Manager Microsoft 365

1. Context en doelstellingen

Het CHU Brugmann heeft Microsoft 365 E3- en F3-licenties ingevoerd om de samenwerking te versterken en het beheer van informatie te verbeteren. De beschikbare tools, zoals Teams, SharePoint, OneDrive, Planner, Forms of Power Automate, bieden tal van mogelijkheden, maar vereisen een duidelijke organisatie. Zonder begeleiding bestaat het risico op een anarchistische toename van werkruimten, het verlies van overzicht voor gebruikers en de verspreiding van documenten. De opdracht van de Adoption Manager is om het Transformation team van CHU Brugmann te begeleiden, een eenvoudige en begrijpelijke governance te definiëren en de adoptie van digitale tools op een homogene en efficiënte manier te bevorderen, rekening houdend met de specifieke eisen van een ziekenhuis: veiligheid, vertrouwelijkheid van patiëntgegevens, naleving van regelgeving en accreditaties.

2. Omvang van de opdracht

De consultant heeft als rol om een duidelijke en gedeelde gedragscode voor het gebruik van Microsoft 365 op te stellen. Hij/zij zal een organisatie van de samenwerkingsruimten voorstellen die aangepast is aan de behoeften van de directies en de institutionele projecten. De gekozen organisatie moet de ongeordende creatie van nieuwe werkruimten voorkomen en ervoor zorgen dat elk document zijn plaats vindt. De opslagregels moeten worden verduidelijkt, met een onderscheid tussen individueel werk (OneDrive), projectbeheer (Teams) en het institutioneel documentatiebeheer (SharePoint).

De Adoption Manager zal samen met het Transformation team de teams begeleiden in het gebruik van samenwerkings­tools. Teams wordt gebruikt als collectieve werkruimte, SharePoint als institutioneel geheugen, OneDrive voor persoonlijk of tijdelijk werk. Planner en To Do ondersteunen het activiteitenbeheer, Forms en Bookings vergemakkelijken het contact met patiënten en Power Automate maakt het mogelijk om bepaalde repetitieve taken te automatiseren. Er wordt een opleidingsplan opgesteld dat aangepast is aan de verschillende profielen en er worden interne aanspreekpunten (“digitale champions”) geïdentificeerd binnen elke directie.

Tot slot wordt het gebruik opgevolgd aan de hand van eenvoudige indicatoren, zoals het aantal actieve teams, de tevredenheid van gebruikers en de moeilijkheden die zich voordoen, om regelmatig bij te sturen.

3. Verwachte deliverables

De verwachte deliverables zijn:
- een gedragscode voor het gebruik van Microsoft 365, goedgekeurd door het IT-stuurgroep
- een model voor de organisatie van samenwerkingsruimten per directie en project
- een catalogus van standaardtoepassingen per tool
- een opleidings- en communicatieplan
- een governanceplan voor de levenscyclus van de werkruimten
- regelmatige rapporten over opvolging en continue verbetering

4. Methodologie

De opdracht verloopt in verschillende fasen. Ze begint met een diagnose op basis van gesprekken met het Transformation team, het IT-team, de directies en een inventaris van het huidige gebruik. Vervolgens worden standaarden gedefinieerd, met inbegrip van een duidelijke nomenclatuur en regels voor het creëren en valideren van samenwerkingsruimten. Een pilootuitrol wordt uitgevoerd in enkele vrijwillige directies, gevolgd door een gefaseerde uitrol naar het hele ziekenhuis. Tot slot maakt regelmatige opvolging het mogelijk om de adoptie te evalueren en de governance indien nodig bij te sturen.

5. Duur en organisatie

De opdracht is voorzien voor een initiële duur van drie maanden, halftijds, met mogelijkheid tot verlenging. De consultant zal wekelijks aanwezig zijn om workshops te begeleiden en de directies te ontmoeten. Hij/zij rapporteert rechtstreeks aan de verantwoordelijke van het Transformation team en aan het IT-stuurgroep en werkt nauw samen met het interne IT-team.

6. Gezocht profiel

Het gezochte profiel is dat van een expert in adoptie van Microsoft 365 die reeds gewerkt heeft in complexe omgevingen zoals de ziekenhuissector of de publieke sector. Grondige kennis van de belangrijkste Microsoft collaboration tools is onmisbaar, evenals een goede kennis van de veiligheidseisen en vertrouwelijkheid eigen aan gezondheidsgegevens. Vaardigheden in change management en gebruikersopleiding zijn essentieel om de opdracht te doen slagen. Kennis van M365 governance modellen (nomenclatuur, levenscyclus van Teams, rechtenbeheer, archivering) is onmisbaar.

7. Verwachte resultaten

De opdracht moet leiden tot een vermindering van de ongeordende creatie van werkruimten, een homogene adoptie van de tools in alle directies en een heldere documentatie van de praktijken. Ze moet ook de productiviteit en compliance van het ziekenhuis verbeteren en bijdragen aan de invoering van een gedeelde digitale cultuur.