Projectbeschrijving

De Chief Technology Officer (CTO) is verantwoordelijk voor de algemene technologische visie en de strategische technologische richting binnen de Federale politie. De CTO superviseert alle technologische initiatieven, verzekert de afstemming van technologische middelen op de organisatiedoelstellingen en stimuleert innovatie op het gebied van informatie- en communicatietechnologieën. Hij is ook belast met het opvolgen van de digitale transformatie.

In dit kader heeft de CTO een opdracht gegeven die tot doel heeft om de huidige IT-activiteiten te analyseren, optimaliseren en aan te sturen. Deze opdracht kadert in een aanpak gericht op het verbeteren van de effectiviteit, efficiëntie, budgetbeheersing en het verduidelijken van verantwoordelijkheden binnen de IT-afdeling.

Functiebeschrijving

De CTO is op zoek naar een Digital Portfolio en Business Analyst Manager om de planningsactiviteiten van de DTO te versterken, in eerste instantie rond de processen voor de analyse en uitrol van een Strategisch PMO.

Beschrijving van de belangrijkste taken

• Opzetten van een strategisch PMO:

• Een werkingskader uitwerken voor de sturing van strategische programma-initiatieven.

• De strategische doelstellingen van de organisatie bepalen en het PMO afstemmen op de implementatie van een globale governance.
• Een kader ontwikkelen voor rapportering en opvolging van programma’s, om doeltreffende besluitvorming mogelijk te maken.

• Implementatie van werkmethodes waaronder: prioriteringscriteria, rapportering, budget, risico, projectgovernance, rol en verantwoordelijkheid, frequentie.

• Business Analyse: Leiden en opbouwen van een Business Analyse team en het werkingskader:

• Een team oprichten, leiden en structureren dat zich toelegt op de analyse van bedrijfsbehoeften.

• Een eenvoudige methodologie creëren om een kader te bieden voor de voorbereiding van analyses, het verzamelen van behoeften en het opstellen van specificaties.
• Standaardiseren van deliverables (template behoeftefiche, user stories, diagrammen, enz.).
• Een duidelijk proces definiëren voor de betrokkenheid van BA’s in projecten (wanneer, met wie, waarvoor).
• Ontwikkelen van een producten- en diensten-catalogus: een beknopte catalogus voorstellen waarin de belangrijkste producten en diensten voor de interne politie en burgers worden gedefinieerd.
• De CTO ondersteunen bij de voorbereiding van strategische dossiers.

Verwachte deliverables:

• Kaderdocument strategisch PMO (doelstellingen, taken, scope, werkingswijze)
• Template voor strategische rapportering (dashboards, KPI’s)
• Schema van project-/programma-governance (sleutelrollen)
• Programmafiche-model (visie, doelstellingen, sponsors, KPI’s, budget, risico’s, afhankelijkheden)
• Prioriteringsmethodologie (criteria + evaluatierooster)
• Methodologie voor zowel high level als diepgaande analyse van dossiers (criteria + evaluatierooster)
• Beknopte catalogus van producten & diensten (burgers + interne politie)
• Sterke aanbeveling rond PMO & Business Analyse processen
• Plan voor de structurering van het Business Analyse team (organisatie, rollen, competentieontwikkeling)
• Werkingscharter van het BA-team (rollen, verantwoordelijkheden, processen, interacties met andere teams)
• Template behoeftefiche (doel, context, actoren, beperkingen, uitdagingen) en methodologie.

Skills

Communicatie- en Relatievaardigheden

• Communicatie: U beschikt over een sterk ontwikkeld communicatief vermogen (zowel mondeling als schriftelijk) en bent in staat duurzame relaties op directieniveau op te bouwen en te onderhouden.
• Klant- en interne relaties: U bent een betrouwbare gesprekspartner voor interne en externe klanten, alsook voor de IT-afdelingen en interne medewerkers.
• Leadership en samenwerking: U beschikt over uitstekende leiderschaps-, communicatie-, onderhandelings- en probleemoplossende vaardigheden. U bent resultaatgericht en heeft een sterk vermogen om te beïnvloeden en samen te werken met multidisciplinaire teams.

Ervaring en Projectmanagement

• Sectorervaring: Minimaal 6 jaar ervaring in de publieke sector.
• Projectmanagement: Minimaal 10 jaar ervaring in het aansturen van projecten, opzetten van processen, definiëren van roadmaps en het beheren van project- en programmaportfolios.
• Capacity Planning en Demand Management: Aantoonbare ervaring met het opzetten en beheren van capacity planning en demand management processen.
• Governance en Prioritering: Ervaring met het opzetten van governance-organen die prioritering en besluitvorming over nieuwe initiatieven mogelijk maken.

Technische en Analytische Vaardigheden

• IT-inzicht: U bent zeer vertrouwd met de IT-wereld, zowel op applicatie- als infrastructuurniveau, en u begrijpt de organisatorische en bedrijfsmatige aspecten.
• Analyse en optimalisatie: U heeft bewezen processen te kunnen optimaliseren, klanttevredenheid te verhogen en complexe strategische projecten succesvol te sturen. Uw sterke analytische vermogen stelt u in staat zeer complexe processen snel te doorgronden en tot de essentie terug te brengen.
• Innovatie en Technologische trends: U bent gepassioneerd door innovatie en continue verbetering, en houdt de nieuwste technologische trends nauwlettend in de gaten.

Specifieke Ervaring

• Team en Factory: Bewezen ervaring met het opzetten en aansturen van een team van analisten of gelijkaardig. Ervaring met de uitrol van een end-to-end factory is een pluspunt.
• Business Alignment en Support: Minstens 3 ervaringen met alignment met het business domein, applicatie support en architectuur, rond prioriteiten, besluitvorming en planning van acties en projecten.
• Behoeftebeschrijving en Procesdesign: Minstens 5 ervaringen met de beschrijving van businessbehoeften en minstens 3 ervaringen met een bijdrage aan de analyse en het design van end-to-end processen.