Context

De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking is het centrale punt van het internationale beleid van België. De grote lijnen van het Belgisch buitenlands beleid worden hier uitgestippeld en de standpunten van ons land worden zowel op nationaal als internationaal niveau verdedigd. Dankzij een actieve diplomatie verdedigt onze organisatie overal ter wereld de belangen van België en van onze landgenoten. Zo dragen wij bij aan een veilige, rechtvaardige en duurzame wereld, gebaseerd op gedeelde waarden, mensenrechten en internationale regels.

De medewerkers van de FOD werken niet alleen vanuit het hoofdkwartier in Brussel, maar ook vanuit ongeveer 120 posten (ambassades en consulaten). Dit maakt onze organisatie uniek en biedt de medewerkers veel verschillende en boeiende uitdagingen.

In dit kader is de Directie-generaal Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met IT- en telecommunicatieondersteuning voor de uitvoering van de opdrachten van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, inclusief aspecten van infrastructuur, software en IT-beveiliging. Dit is een dynamische en innovatieve omgeving die uitdagingen aangaat om moderne en veilige applicaties en ondersteuning te bieden aan onze interne diensten en aan onze burgers.

Gezien de gevoelige context van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, wordt van elke medewerker verwacht dat hij/zij betrouwbaar is en de ethiek respecteert. Hij/zij moet ook de veiligheidsregels kennen, naleven en toepassen om de continuïteit van de organisatie en de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de verwerkte gegevens te waarborgen.

Een PMO-medewerker is iemand die een structurerende en ondersteunende rol vervult bij de uitvoering van projecten. Zijn/haar rol bestaat erin om methodologieën, tools en gestandaardiseerde projectmanagementprocessen te definiëren en te implementeren om de consistentie en efficiëntie van alle interne projecten te waarborgen. De PMO-medewerker ondersteunt elke projectleider door het transversaal opvolgen van een aantal projecten. Hij/zij zorgt voor een goede coördinatie van de verschillende stakeholders binnen een project. Hij/zij zorgt ervoor dat alle belangrijke stappen optimaal op elkaar volgen om de gestelde doelen te bereiken.

Algemene taken en verantwoordelijkheden:

• Het opzetten en/of verbeteren van PMO-processen/procedures en managementtools
• Ervoor zorgen dat deze procedures en tools gecommuniceerd en aangenomen worden door de teams
• Bewaken van de voortgang van projecten en programma’s
• Verzamelen en opvolgen van indicatoren bij de leden van de projectteams (intern/extern) om processen te analyseren en verbetervoorstellen te formuleren
• Analyseren van resultaten en opstellen van rapporten en waarschuwingen
• Noodzakelijke ondersteuning bieden aan programmamanagers/projectleiders om de opvolging en het juiste beheer van het programma en alle onderliggende projecten te garanderen
• Nauw contact onderhouden met het managementcomité en de directie over de verschillende indicatoren en opvolgpunten van het programma en de onderliggende projecten om de nodige beslissingen en acties te initiëren
• Voorstellen formuleren om de organisatie van het PMO en de opvolging van de ICT-pijler te verbeteren en te ontwikkelen
• Uitvoeren van administratieve en organisatorische taken met betrekking tot programma’s en projecten om optimaal functioneren en tevredenheid van de stakeholders te garanderen
• Ervoor zorgen dat programma’s en projecten goed worden gedocumenteerd