Consultant in Governance PMO Federale Politie – Directie Generale Gerechtelijke Politie

Start ASAP – korte opdracht 1/04 tot 29/05

De consultant moet beschikbaar zijn om te starten op 1 april.

Werkomgeving

De Federale Gerechtelijke Politie is een gespecialiseerde politie, voornamelijk belast met de bestrijding van georganiseerde criminaliteit in al haar vormen. Ze vormt een van de drie algemene directies van de federale politie en concentreert zich op onderzoeksdossiers met betrekking tot domeinen zoals cybercriminaliteit, terrorisme, zware criminaliteit, drugshandel en nog veel meer.

Zij levert ondersteuning en expertise aan de gehele geïntegreerde politie, evenals aan haar nationale en internationale partners.

Binnen deze directie bevinden zich de operationele middelen die zijn toegewezen aan gerechtelijke politieoperaties, de bestrijding van zware en georganiseerde criminaliteit, speciale eenheden, evenals technische en wetenschappelijke politieoperaties.

Functiebeschrijving

Uw rol bestaat uit het bieden van ondersteuning bij het opzetten van de basisprincipes van governance voor een nieuwe PMO-aanpak binnen de gerechtelijke pijler. Dit initiatief sluit aan bij de oprichting van een IT Factory op centraal niveau, wat leidt tot een herziening van het intakeproces evenals de PMO-architectuur van het nieuwe ecosysteem.

In deze context zult u bijdragen aan het opzetten van iPMO-processen volgens een agile en moderne aanpak. Deze dient de verschillende niveaus van de organisatie te integreren: de operationele teams op het terrein, de strategische en tactische niveaus van de IT Factory, evenals de Kern van de DGJ, met inbegrip van de Directeur-Generaal.

De definitie van deze nieuwe aanpak moet ook rekening houden met de iTOM die momenteel binnen de organisatie wordt uitgewerkt, en die de algemene governance-basis zal leggen.

Onder verantwoordelijkheid van het strategische niveau neemt u deel aan het opzetten van PMO-processen, het definiëren van interne richtlijnen en het opstellen van referentiedocumenten met betrekking tot aanvragen en projectfiches.

U draagt ook bij aan het definiëren van opvolgingsindicatoren, met name wat betreft de prestaties en het budget van projecten die in het PMO-portfolio zijn opgenomen. Deze informatie zal uiteindelijk beschikbaar zijn via dashboards met verschillende granulariteitsniveaus afhankelijk van het doelpubliek.

Het gaat om een korte opdracht (ongeveer drie maanden) met als doel de reeds gedefinieerde basis te consolideren en af te ronden, zodat de implementatie en het operationele gebruik van deze iPMO snel kunnen worden gelanceerd.

Voor elke fase definieert u de deadlines en organiseert u de prioriteiten om de doelstellingen te bereiken die u in het kader van de opdracht worden toegewezen.

Belangrijkste taken

Tijdens uw opdracht zult u deelnemen aan de implementatie van een iPMO-proces aangestuurd door de IT Factory van de Directie Generale Gerechtelijke Politie van de Federale Politie. In dit kader draagt u bij aan de structurering, het in kaart brengen en documenteren van de processen die nodig zijn voor de uitvoering van deze aanpak.

Meer specifiek zult u zich bezighouden met de volgende aspecten:

• Het definiëren van een agile PMO, dat geïntegreerd kan worden in een bestaande, hiërarchisch gestructureerde organisatie met verschillende validatie- en besluitvormingsniveaus.

• Het opzetten van het intakeproces voor projecten, inclusief het definiëren van de benodigde documenten en ondersteunende middelen.

• Het in kaart brengen en modelleren van de processen, onder andere door middel van BPMN-diagrammen.

• Het opstellen van richtlijnen en referentiedocumenten die de implementatie en het gebruik van de gedefinieerde processen kaderen.

Gezocht profiel

U heeft een ruime ervaring (10 tot 15 jaar) in het opzetten of verder ontwikkelen van PMO-structuren binnen complexe organisaties, bij voorkeur in de publieke sector en in sterk hiërarchische omgevingen.

U beschikt over een grondige ervaring in governance van projectportefeuilles, in de structurering van organisatorische processen, evenals in het begeleiden van organisatieveranderingen.

U bent in staat om op strategisch, tactisch en operationeel niveau op te treden en samen te werken met diverse stakeholders om een globaal beeld te krijgen van de processen en governance-mechanismen.

U bent in staat om processen te formaliseren en te documenteren, evenals stuurindicatoren, reportingtools en dashboards op te zetten die aangepast zijn aan de verschillende governance-niveaus. Deze tools moeten onder meer een duidelijke opvolging van prestaties, budget en prioriteiten van de projecten binnen het PMO-portfolio mogelijk maken.

U heeft ervaring met het definiëren van intake- en prioriteringsprocessen voor projecten, evenals met het opzetten van methodologische kaders en sjablonen voor documenten die aangepast zijn aan deze processen en de organisatie.

U heeft ook goede ervaring in het modelleren van besluitvormingsprocessen en validatiestromen via BPMN-diagrammen, waardoor het mogelijk wordt om procedures en operationele richtlijnen te structureren.

U heeft goede kennis van projectmanagementmethodologieën, met name in agile omgevingen, evenals van frameworks zoals PM2, PRINCE2 of PMBOK.

U beschikt over uitstekende analytische en structurerende vaardigheden, waardoor u snel organisatorische behoeften kunt vertalen naar operationele processen, zelfs in complexe omgevingen, en efficiënt kunt communiceren met stakeholders op de verschillende niveaus van de organisatie: strategisch, tactisch en operationeel.

U beheerst het Engels evenals een van de twee landstalen. Actieve kennis van één landstaal en passieve kennis (minimaal) van de andere is een belangrijke meerwaarde.

Kennis van de politieomgeving, en meer in het bijzonder van de Federale Gerechtelijke Politie, is een belangrijk pluspunt.

Soft Skills

• Doorzettingsvermogen
  Volhouden en niet opgeven, zelfs bij grote moeilijkheden.

• Initiatief nemen
  Proactief zijn om uitdagingen te anticiperen en projectdynamieken te initiëren zonder systematische validatie af te wachten.

• Prioriteiten stellen
  Kritieke taken identificeren om de doelstellingen te bereiken, een langetermijnvisie behouden om de volgende stappen te anticiperen, en het werk reorganiseren op basis van onverwachte gebeurtenissen of nieuwe elementen die zich tijdens het project voordoen.

• Duidelijke en spontane communicatie
  Vlot communiceren, de juiste boodschap overbrengen op het juiste moment en op het juiste niveau. In staat zijn technische concepten uit te leggen aan niet-technici.

• Overkoepelende visie
  Technische, menselijke, organisatorische en politieke dimensies integreren in de besluitvorming.

• Analytisch denkvermogen
  Voorbij de symptomen kijken om de diepere oorzaken van problemen te identificeren.