Order van Opdracht – Responsible PMO

MISSIE VAN DE FUNCTIE

De Responsible PMO is verantwoordelijk voor het structureren, professionaliseren en aansturen van het Project Management Office van de CAPAC, als directe ondersteuning van de afdeling COSI. Hij/Zij zorgt voor een coherente governance van de projectportefeuilles, garandeert methodologische kwaliteit en ondersteunt de vier stuurgroepen: Toegankelijkheid, Kwaliteit van de dienstverlening, Automatisering & Architectuur, Cultuur van verandering.

Strategische doelstellingen

• Afstemming van de projecten met het Flight Plan 2030 (strategisch document) en de Roadmap.
• Implementatie van een eengemaakte governance.
• Geconsolideerde opvolging van voortgang, risico’s en onderlinge afhankelijkheden.
• Standaardisatie van methoden, tools en rapportages.

Verantwoordelijkheden

1. Governance en aansturing

• Ontwikkelen en onderhouden van methodologische standaarden (PRINCE2, Agile, PRINCE2 Agile).
• Definiëren van templates, rituelen en rapportageprocessen naar de directie en de stuurgroepen.
• Zorgen voor coherentie tussen projecten, programma’s en stuurgroepen.

2. Portfolio Management

• Consolideren van de voortgang van de portefeuille.
• Structureren van de rapportering van indicatoren (Beheerscontract, Flight Plan (strategisch document), Roadmap).
• Identificeren en signaleren van overkoepelende risico’s.

3. Operationele ondersteuning

• Begeleiden van portfoliomanagers, project managers en project leaders.
• Voorbereiden van governance-vergaderingen: agenda, documenten, notulen.
• Leiden of co-leiden van bepaalde comités.

4. Kwaliteit & continue verbetering

• Zorgen voor gecentraliseerde en up-to-date documentatie.
• Meten van de projectvolwassenheid en voorstellen van verbeteringen.
• De cultuur van verandering en leren promoten.

Bijzondere context van de Capac

De CAPAC is een publieke organisatie van relatief beperkte omvang, gekenmerkt door zeer betrokken teams waarbij medewerkers vaak meerdere rollen opnemen. Nu de Capac tijdelijk externe versterking krijgt om verschillende essentiële projecten tot een goed einde te brengen, moet de Responsible PMO een structurerende en versnellende rol spelen en de overgang van de organisatie naar een projectgerichte aanpak bevorderen. Hij/Zij toont pragmatisme en wordt in bepaalde gevallen gevraagd om taken uit te voeren die niet strikt tot zijn/haar verantwoordelijkheidsdomein behoren, met als doel situaties te deblokkeren en resultaten te behalen.

De belangrijkste uitdagingen zijn:

• Zorgen voor kennisoverdracht en coaching om toekomstige autonomie te waarborgen.
• Een pragmatische governance installeren: licht, duidelijk, duurzaam.
• De coherentie van de roadmap bewaken met inachtneming van afhankelijkheden en prioriteiten.
• Kwaliteit garanderen zonder aan snelheid van uitvoering en hands-on mentaliteit in te boeten.
• Een mentorrol opnemen voor de PM’s en junior profielen binnen het PMO/Strategie-team.

Verwachte deliverables

• Volledig governance-systeem (gedocumenteerd).
• Geconsolideerd dashboard per stuurgroep.
• Gestandaardiseerde modellen: PID, planning, risico’s, rapportages.
• Mechanisme voor opvolging van afhankelijkheden en capaciteiten.
• Actieve bijdrage aan de strategische roadmap.

Gezochte competenties

• Bewezen expertise in PMO en portfolio management.
• Grondige kennis van transformatieomgevingen (IT + organisatie).
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden (FR/NL vereist).
• Vermogen om transversaal samen te werken met directie, AG, businessdiensten.
• Vermogen om junior teams te coachen en te ontwikkelen.
• Vermogen om te schakelen tussen conceptuele taken en de uitvoering van concreet werk. De kandidaat moet pragmatisch en veelzijdig zijn om tastbare resultaten te leveren.

Samenwerkingskader

• Rapporteert aan: Directeur COSI.
• Frequente interacties: Administrateur-generaal en adjunct-administrateur-generaal, Project Managers, Afdelingshoofden, Senior Users.
• Verplichte deelname aan stuurgroepen en maandelijkse meetings.
• Hybride werken; aanwezigheid op locatie vereist op sleutelmomenten en voor teambegeleiding. Thuiswerk mogelijk.

Kandidatenopdracht

De kandidaat voegt een beknopte tekst toe (max. 1000 woorden) waarin hij/zij beschrijft hoe de aanpak van de opdracht in de specifieke context van de Capac wordt gezien. Deze tekst kan onder andere de volgende elementen bevatten:

• Aanpak en fasering
• Fundamentele principes
• Prioriteiten
• Samenwerkingsbeheer
• Governance en tools
• Kennisoverdracht en -deling

Toe te voegen aan de kandidatuur

• CV (max. 3–4 pagina’s) met relevante ervaringen en resultaten.
• Kandidatenopdracht (zie hierboven).
• Referenties.

Contractmodaliteiten:

• Duur: 12 maanden met mogelijkheid tot verlenging.
• Aanwezigheid: 5 dagen per week.
• Hybride werken, thuiswerkmogelijkheden afhankelijk van de vereisten van de opdracht.