Consultant Senior PMO / PMO Office Manager – Strategisch IT-project

SPF Financiën – Algemene Administratie van de Inning en Invordering (Shared Service)

Wij verzoeken u vriendelijk om de volledige inhoud van deze vacature aandachtig te lezen alvorens uw kandidatuur in te dienen, zodat u zeker weet dat deze volledig aansluit bij uw profiel en verwachtingen.

Openstaande positie: minimum 1.

Projectcontext

IT-transformatieproject met hoge kriticiteit, met een looptijd van 3 jaar en meer dan 100 betrokkenen (business experts, business analysts, functional analysts, IT-architecten, development teams, QA).

Het programma bestaat uit de implementatie van een complex geheel van onderling afhankelijke projecten met als doel een businessapplicatie te herschrijven die betrekking heeft op de processen van de shared service voor de inning en invordering van fiscale en niet-fiscale schulden. De applicatie kan worden vergeleken met een boekhoudapplicatie zoals ERP, een applicatie voor bankrekeningbeheer (inclusief PC banking), workflow-applicaties en dynamische interfaces met haar klanten. Het programma loopt parallel aan enkele andere projecten voor verbetering en toevoeging van business functionaliteiten.

De consultant is verantwoordelijk voor het opzetten en aansturen van het PMO Office, waarbij hij/zij de governance, coördinatie en de kwaliteit van de processen en deliverables van dit project waarborgt.

Hoofdtaken

Zorgdragen voor de algemene governance van het project, de coördinatie van de business en IT-stakeholders, de operationele aansturing, evenals de kwaliteit en validatie van de requirements en ontwikkelingen, binnen de vooropgestelde deadlines, kosten en kwaliteitsnormen.

Kernverantwoordelijkheden

1. Governance & PMO Office

2. Opzetten en uitvoeren van het PMO Office van het project

3. Definiëren en onderhouden van de sturingsprocessen (planning, reporting, risico’s, afhankelijkheden, beslissingen) volgens de methodologieën die bij SPF worden gehanteerd, geïnspireerd door Prince2 (project) en Agile Scrum (development)

4. Structureren en leiden van governance committees (Steering Committee)

5. Consolideren van de belangrijkste indicatoren (KPI, voortgang, budget, risico’s, kwaliteit)

6. Planning & Opvolging

7. Opstellen en onderhouden van de globale planning van het programma

8. Opvolgen van de mijlpalen, deliverables en onderlinge afhankelijkheden tussen teams

9. Identificeren, analyseren en opvolgen van risico’s en issues

10. Voorstellen en aansturen van mitigatieplannen

11. Organisatie en begeleiding van workshops

12. Plannen, structureren en faciliteren van business–IT workshops

13. Coördineren van de deelname van:

    • Business experts

    • Business Analysts

    • Functional Analysts

    • IT-architecten

14. Zorgen voor duidelijke doelstellingen, een strakke afbakening en formele deliverables

15. Opvolgen van acties en beslissingen uit de workshops

16. Requirements Management

17. Opzetten van een kader voor requirements management (processen, templates, tools)

18. Waarborgen van:

    • Gestructureerde verzameling van requirements

    • Traceerbaarheid (business → functioneel → technisch → development)

    • Formele validatie door de stakeholders

19. Beheer van wijzigingen (change requests)

20. Kwaliteit & Documentatie

21. Definiëren en afdwingen van documentatiestandaarden

22. Ervoor zorgen dat alle deliverables:

    • Compleet

    • Consistent

    • Gevalideerd

    • Geversioneerd

zijn

• Controleren van de afstemming tussen:

  • Gevalideerde requirements

  • Ontworpen oplossingen

  • Opgeleverde ontwikkelingen

• Ondersteunen van de testfasen (UAT, business validatie)

• Business – IT Coördinatie

• Fungeren als centrale interface tussen business en IT

• Faciliteren van communicatie en oplossen van conflicten

• Waarborgen van de afstemming van business verwachtingen met technische beperkingen

• Zorgen voor wederzijds begrip van prioriteiten en kernpunten

Functionele competenties & soft skills

• Zeer sterke organisatorische en structurerende vaardigheden

• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie

• Vermogen om complexe workshops te leiden

• Transversaal leiderschap zonder hiërarchische autoriteit

• Sterke analytische en synthesevaardigheden

• Vermogen om om te gaan met druk en complexe omgevingen

• Vermogen om te coachen en PMO-expertise over te dragen

Verwachte deliverables

• PMO Framework & project governance

• Globale planning en regelmatige rapportage

• Notulen en deliverables van workshops

• Gedocumenteerde en gevalideerde requirements

• Traceerbaarheid requirements → development

• Project dashboards

Duur: 12 maanden (220 dagen) – Mogelijkheid tot verlenging

Bezetting: Full Time

Hoofdadres: Avenue Albert II – 1030 Brussel

Werkregeling: Hybrid light (aanwezigheid gevraagd op maandag, dinsdag en donderdag en op aanvraag op woensdag en vrijdag)