Context:

FOD Sociale Zekerheid lanceert een Information and Knowledge Management (IKM)-programma om het informatie- en kennisbeheer op Microsoft 365 (SharePoint Online, Teams) te moderniseren.

Het doel is het ontwikkelen van een duurzame en samenhangende architectuur voor informatie- en kennisbeheer, met inbegrip van:

• een gestructureerde SharePoint-architectuur (hubs, segmentatie, samenwerkingsruimten);
• een pragmatische metadatastrategie en een coherente mappenstructuur (folder structure);
• geoptimaliseerde zoek- en navigatiefuncties;
• een duidelijk beheer van de toegang en de ruimtes;
• een meertalig model (NL/FR);
• integratie met de bestaande intranetomgeving (LumApps).

Het programma Information and Knowledge Management staat in voor de visie, het beheer en de coördinatie van de bedrijfsactiviteiten.

Het IT-team zorgt voor de technische samenhang, de beveiliging en de integratie in het Microsoft 365-ecosysteem.

In deze context zijn we op zoek naar een Senior SharePoint Consultant om de technische expertise te versterken en de implementatie van de doelarchitectuur te structureren.

Scope:

Senior Microsoft 365 / SharePoint-expertise inbrengen om:

• de beoogde SharePoint-architectuur te structureren en te formaliseren;
• advies te geven en de functionele richtlijnen te vertalen naar robuuste technische implementaties;
• de technische haalbaarheid van de architectuurkeuzes te waarborgen;
• de implementatie en optimalisatie van de bestaande omgeving te begeleiden.

De functie is zowel technisch van aard, met het vermogen om te werken op het raakvlak tussen functie en techniek.

Werkregime en organisatie:

De opdracht wordt ter plaatse uitgevoerd (Finance Tower, Kruidtuinlaan 50, Brussel)

Dit op basis van 2 vaste dagen per week – de concrete weekdagen zijn nog te bespreken

• 1 dag/week gericht op kennisbeheer (architectuur, metadata, ontwerp);
• 1 dag/week gericht op IT (implementatie, beveiliging, integraties).

De operationele opvolging (validatie van de prestaties, opvolging van de uren, timesheets) wordt verzorgd door de aangewezen IT-verantwoordelijke.

De prestaties worden onderworpen aan:

• een validatie via timesheet;
• een gestructureerde samenwerking met:
• het team Informatie- en kennisbeheer (visie, behoeften, afwegingen)
• IT (technische architectuur, beveiliging, IAM).

Functiebeschrijving

• Senior expertise in Microsoft 365 / SharePoint inbrengen om:
• de beoogde SharePoint-architectuur te structureren en te formaliseren;
• advies te geven en de functionele richtlijnen te vertalen naar robuuste technische implementaties;
• de technische haalbaarheid van de architectuurkeuzes te waarborgen;
• de implementatie en optimalisatie van de bestaande omgeving te begeleiden.

De functie is zowel technisch van aard, met het vermogen om te werken op het raakvlak tussen functie en techniek.

Kerntaken

1. SharePoint-architectuur & informatiearchitectuur

2. Een gedetailleerde SharePoint-architectuur voor informatie- en kennisbeheer ontwikkelen en documenteren, in samenwerking met de afdelingen Kennisbeheer en IT.

3. Ontwerpen:
4. structuren van sites en hubs
5. informatiemodellen
6. inhoudstypen
7. navigatie en algemene samenhang

8. De technische en functionele keuzes vastleggen in een gestructureerd architectuurdocument.

9. Metadata, taxonomie & mappenstructuur (belangrijk punt)

10. Expertise bieden op het gebied van SharePoint-metadatastrategieën.

11. Advies geven over de balans tussen:
12. structurerende metadata;
13. mappenstructuur;
14. automatisering van tagging waar relevant.
15. Een pragmatische aanpak voorstellen die de werkdruk voor de gebruiker beperkt en tegelijkertijd de consistentie en vindbaarheid garandeert.
16. Richtlijnen opstellen voor de structurering van bibliotheken (combinatie van metadata en mappen).

17. De door IKM goedgekeurde keuzes technisch implementeren.

18. Zoeken & navigeren

19. Een zoekstrategie ontwikkelen (Microsoft Search, SharePoint-configuratie, hubs).

20. De vindbaarheid optimaliseren via de architectuur van de site, de structurering van de bibliotheken en de metadata.

21. Richtlijnen opstellen die zorgen voor een consistente, intuïtieve en schaalbare navigatie.

22. Automatisering & optimalisatie

23. Identificeren van automatiseringsmogelijkheden in de doelarchitectuur (provisioning van sites, metadata, documentlevenscyclus).

24. Mechanismen ontwerpen en implementeren via Microsoft 365-tools (Power Automate, sjablonen, regels en beleidsregels).

25. Gestandaardiseerde workflows opzetten voor het aanmaken van ruimtes, archivering, het automatisch toepassen van labels/metadata en bepaalde nalevingscontroles.

26. Toegangs- en groepsbeheer

In samenwerking met IT (architectuur & identiteitsbeheer en beveiliging):

• Bijdragen aan het definiëren en implementeren van een op rollen gebaseerd toegangsmodel.
• Het gebruik van Microsoft 365-groepen structureren.
• De principes van minimale rechten, vertrouwelijkheidslabels en levenscyclusbeheer integreren.

• Bijdragen aan de afstemming op de organisatorische logica waar relevant.

• Classificatie & naleving

• Bijdragen aan de ontwikkeling van een operationeel classificatiemodel (gevoeligheid, bewaartermijnen, DLP) in samenwerking met IT en beveiliging.

• Principes voor technisch beheer, traceerbaarheid en controleerbaarheid vaststellen.

• Integratie & meertaligheid

• Een meertalig SharePoint-concept (NL/FR) ontwikkelen.

• Bijdragen aan de integratie met het intranet van een derde partij (LumApps) in samenwerking met IT en Communicatie.

• Ondersteuning & kennisoverdracht

• Gerichte technische workshops organiseren (metadata, architectuur, taxonomie).

• Zorgen voor kennisoverdracht naar de interne teams (IKM & IT).
• De technische implementatiestandaarden documenteren.
• De incidentondersteuning blijft afgestemd op de bestaande IT-organisatie.

Vereiste minimale technische kennis:

• Masterdiploma
• Minimaal 10 jaar ervaring in SharePoint- en Teams-architectuur en het configureren van de samenwerkingsaspecten van Microsoft 365.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in het opzetten van documentbeheer.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in automatisering en workflow.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in het beheer van metadata.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring op het gebied van M365-toegangs- en groepsbeheer.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een complexe omgeving (overheidsorganisatie of grote structuur).

Bijkomende troeven:

• Ervaring met adviseren en blijk geven van duidelijke communicatie.

Verlenging

Verlenging na 31/12/2026 is mogelijk tem 31/12/2027 (totaal aantal dagen is 150 mandagen).