Projectbeschrijving

De Chief Technology Officer (CTO) is verantwoordelijk voor de overkoepelende technologische visie en de strategische richting van technologie binnen de Federale Politie. De CTO superviseert alle technologische initiatieven, zorgt voor de afstemming van technologische middelen met de organisatiedoelstellingen en stimuleert innovatie op het gebied van informatie- en communicatietechnologieën. Hij is tevens verantwoordelijk voor de opvolging van de digitale transformatie.

In dit kader heeft de CTO een opdracht geïnitieerd die met name gericht is op het analyseren, optimaliseren en aansturen van de huidige IT-activiteiten. Deze opdracht kadert binnen een aanpak ter verbetering van de effectiviteit, efficiëntie en budgetbeheersing en de verduidelijking van verantwoordelijkheden binnen de IT-afdeling.

Functiebeschrijving

De CTO is op zoek naar een Program Manager CTO Office om in eerste instantie de activiteiten rond mapping, processen en planning van IT-gerelateerde initiatieven te versterken.

Beschrijving van de belangrijkste taken

• IT-landschap in kaart brengen en analyseren: Opstellen van een high level visie op budgetverbruik, de organisatie (rollen en verantwoordelijkheden), de lopende activiteiten/projecten (wie doet wat?) en de basisinterne processen die de levering van IT-projecten mogelijk maken (bestellingen, projecten, ITSM, aanvraagstromen, procedures, enz.).
• Uitgaven optimaliseren: Een model voorstellen om potentiële besparingsmogelijkheden te identificeren.
• Het contractuele kader en de diensten verduidelijken: Analyse van processen met betrekking tot IT-aankopen en het beheer van IT-diensten en identificatie van bruikbare raamovereenkomsten.
• Lijst en prioriteiten van belangrijkste activiteiten: Opstellen van een geprioriteerde lijst van de belangrijkste te ondernemen activiteiten, waarbij wordt voorgesteld om een significant percentage van de huidige activiteiten stop te zetten om te focussen op het essentiële (strategisch) en bandbreedte te creëren.
• De CTO ondersteunen bij de voorbereiding van strategische dossiers.
• Implementatie van een werkingskader voor het opstarten van programma- of projectinitiatieven in nauwe samenwerking met de opzet van een strategisch PMO.
• Actief deelnemen aan het implementeren van werkmethodologieën met betrekking tot technologie.

Verwachte deliverables:

• Identificatie van essentiële activiteiten om op te focussen in lijn met de strategische elementen.
• Identificatie van hefbomen om bandbreedte te creëren binnen de teams.
• Identificatie van potentiële pistes voor budgettaire besparingen.
• Identificatie van bruikbare raamovereenkomsten voor toekomstige behoeften.
• Een presentatie met een synthese van de vaststellingen en aanbevelingen.
• Syntheserapport over het budgetverbruik met gedetailleerde aanbevelingen voor het optimaliseren van de uitgaven. Voorstel van een model evenals een rapport dat het stopzetten van bepaalde huidige activiteiten verantwoordt om te focussen op het essentiële.
• Inventaris van activiteiten en lopende projecten met de geïdentificeerde verantwoordelijken, in perspectief gebracht met de te bepalen strategische elementen.
• Documentatie van de basisinterne processen (bestellingen, projecten, ITSM, aanvraagstromen, procedures, consultancy, enz.).
• Analyse van bepaalde IT-aankoopprocessen en beheer van IT-diensten.
• Lijst van bruikbare raamovereenkomsten met hun voorwaarden.
• Voorbereiding van de strategische dossiers voor de CTO evenals communicatiesupport voor strategische vergaderingen.
• Opzetten van een werkingskader: voorstel van een afbakeningsproces voor het opstarten van programma- of projectinitiatieven gerelateerd aan technologie.
• Voorstel van een plan voor de implementatie van het PMO evenals documentatie van processen voor het opzetten van een strategisch PMO (tools, templates voor prioritering en rapportering).

Skills

Communicatie- en Relationele Vaardigheden

• Communicatie: U beschikt over een sterk ontwikkeld communicatievermogen (zowel mondeling als schriftelijk) en bent in staat om langdurige relaties op directieniveau op te bouwen en te onderhouden.
• Interne en Externe Relaties: U bent een betrouwbare gesprekspartner voor interne en externe klanten evenals voor IT-afdelingen en interne medewerkers.
• Leiderschap en Samenwerking: U beschikt over uitstekende vaardigheden op het gebied van leiderschap, communicatie, onderhandeling en probleemoplossing. U bent resultaatgericht en heeft een sterk vermogen om te beïnvloeden en samen te werken met multidisciplinaire teams.
• Talen: U drukt zich bij voorkeur vlot uit in het Frans, Nederlands en Engels.

Ervaring en Projectmanagement

• Professionele Ervaring: U beschikt over minimaal 7 jaar professionele ervaring als PMO Manager en/of in een IT managementfunctie. U kunt minimaal 10 jaar professionele ervaring voorleggen in het beheer van IT-diensten en digitale transformatie.
• Strategisch Projectmanagement: Aansturing van een strategisch PMO met meerjarige roadmaps van meer dan 50M€. U heeft minstens 3 opdrachten geleid die hebben geleid tot het bepalen van een strategisch masterplan en/of financieel optimalisatieplan.
• Portfolio Management: U heeft ervaring met het beheer van een portfolio van 50 consultants of meer en een budget van meer dan 10M€.
• Herstructurering en Optimalisatie: Aantoonbare ervaring met een reorganisatie waarbij een nieuw operationeel model werd geïmplementeerd en sourcing werd geoptimaliseerd. U heeft minstens één oefening geleid die heeft geleid tot een rationalisatie van de jaarlijkse IT-uitgaven met minstens 10%.

Technische en Analytische Vaardigheden

• IT-kennis: U bent zeer vertrouwd met de IT-wereld, zowel op het vlak van applicaties als infrastructuur, en u begrijpt de organisatorische en bedrijfsaspecten.
• Analyse en Optimalisatie: U heeft bewezen dat u processen kunt optimaliseren, de klanttevredenheid kunt verbeteren en complexe strategische projecten succesvol kunt aansturen. Uw sterke analytische vaardigheden stellen u in staat snel zeer complexe processen te doorgronden en te herleiden tot hun essentie.
• Innovatie en Technologische Trends: U bent gepassioneerd door innovatie en continue verbetering en volgt constant de nieuwste technologische trends.

Specifieke Ervaring

• Publieke sector: U beschikt over minstens 7 jaar ervaring in de publieke sector.
• Demand Management: U heeft processen geïmplementeerd om de vraag te beheren en te prioriteren (projecten, consultancy, enz.).
• Overheidsopdrachten en Samenwerkingen: U beschikt over minstens 2 ervaringen met het opstellen, aansturen en toewijzen van overheidsopdrachten van meer dan 10M€. U heeft meerdere samenwerkingsovereenkomsten afgesloten met publieke organisaties in een gelijkaardig digitaliseringstraject.
• Strategische Dossiers: U beschikt over aantoonbare ervaring in het samenstellen van strategische dossiers voor een CxO met het oog op het verkrijgen van budgetten, prijzen of strategische vergaderingen.

Opleiding

• Diploma: U bent houder van een masterdiploma.