Hier zijn de verschillende taken van de verantwoordelijke van het team “PMO”.

De Head of PMO is verantwoordelijk voor het ‘Project Management Office’ (PMO) team. Management van het team (people management)

Strategie en beheer van Project Portfolio's

• Het definiëren en onderhouden van het governancekader voor projecten om ervoor te zorgen dat ze in lijn zijn met de globale strategie van de organisatie i-CITY en van de klanten, in samenwerking met het DMO (Demand Management Office).
• Het beheren van de opbouw van een transversaal portfolio met een strategische verantwoordelijkheid in lijn met de businessstrategie (van de klant) en IT-innovatie met de ondersteuning van het SIO (Strategy & Innovation Office).
• Het aansturen van consultancydossiers: behoeften verzamelen, selectie, contractering, operationele opvolging, beoordeling van de deliverables en validatie van de prestaties.
• Het voorbereiden van functionele en technische analysedossiers in het kader van demand management en het opstellen van business cases ter ondersteuning van besluitvorming en de waardebepaling door het DMO (Demand Management Office).
• Ervoor zorgen dat de business case gekoppeld aan elke aanvraag gedurende de hele bouwfase (project) wordt geactualiseerd en steeds aansluit bij de verwachtingen van de klant, samen met het DMO (Demand Management Office).

Resource- en risicobeheer

• Het coördineren van de toewijzing van menselijke en materiële resources over de verschillende projecten.
• Het identificeren, evalueren en opvolgen van risico's om afwijkingen te anticiperen en actieplannen op te stellen.
• Bijdragen aan de optimalisatie van interne/externe resources en de samenhang van de interventies met de globale strategie van de organisatie.
• Toezicht houden op het efficiënt beheer van interne teams en partners, waarbij samenhang, kwaliteit en respect voor deadlines worden gewaarborgd.

Methodologieën en best practices

• Het standaardiseren van de methodes, tools en templates die door alle projectmanagers worden gebruikt.
• Het ontwikkelen van handleidingen en het aanbieden van opleidingen om het maturiteitsniveau in projectmanagement te verhogen.
• Toezien op de toepassing van projectmethodologieën en processen.

Operationele ondersteuning en competentieontwikkeling

• Coachen van projectmanagers.
• Het herzien van deliverables (planning, budget, risico's).
• Adviseren om blokkades op te lossen en processen te optimaliseren.

Sturing, opvolging en rapportering

• Het leiden van opvolgingsfora met stakeholders.
• Het organiseren en leiden van portfolioreviews (project committees, steering committees, ...).
• Het opstellen van dashboards en key performance indicators.
• Het verzamelen en consolideren van projectdata (voortgang, budget, risico’s).
• Het produceren van periodieke rapporten voor sponsors en het topmanagement.