Begeleidingsopdracht voor de vernieuwing van de IT-tools van de Dienst Human Resources (Gemeente & CPAS)

De Gemeente en het CPAS van Schaarbeek sturen gezamenlijk een project aan dat tot doel heeft hun huidige HR-systemen te vervangen door een gemeenschappelijke geïntegreerde HRIS-oplossing.

Het project beoogt het volgende domein te dekken:

• Hard HR: Loonadministratie en personeelsadministratie, interfaces ONSS-APL/sociale secretariaten, beheer van verloning en voordelen
• Soft HR: Rekrutering en onboarding, loopbaan- en mobiliteitsbeheer, opleiding en competentieontwikkeling, evaluatie en functioneringsgesprekken, GPEC
• Tijdregistratie: Registratie van prestaties, beheer van afwezigheden/verlof, planning
• Organisatie: Organisatiestructuur, beheer van functies en posities, organogrammen
• Reporting en sturing: HR-dashboards, wettelijke exporten (SEPP, CLIO)

Het project bevindt zich momenteel in de fase van het finaliseren van de functionele en technische specificaties en de voorbereiding van het bestek voor een openbare aanbesteding.

Wij zijn op zoek naar een consultant, expert in de implementatie van HRIS-projecten in de publieke sector, met concrete ervaring in het opstarten van aanbestedingen voor dit soort oplossingen. Het doel is te profiteren van pragmatische begeleiding op basis van soortgelijke, succesvolle ervaringen, eerder dan van puur juridische expertise inzake openbare aanbestedingen.

U zal ons begeleiden bij:

• Het structureren en finaliseren van het bestek (speciaal en functioneel), op basis van uw ervaring met gelijkaardige projecten
• Het vertalen van onze functionele vereisten naar operationele en realistische aanbestedingsdocumenten
• Het delen van best practices en lessen getrokken uit uw eerdere HRIS-projecten
• Het definiëren van relevante en niet-discriminerende evaluatiecriteria, gebaseerd op uw marktkennis
• De begeleiding tijdens de analyse van de offertes met een expertblik op de voorgestelde oplossingen
• Methodologische ondersteuning gedurende het hele proces

Uw opdracht is opgedeeld in 2 fasen:

Fase 1: Opstellen van het bestek (schatting 35-40 dagen)

• Structurering en opmaak van het bijzonder bestek conform de wetgeving op overheidsopdrachten (Europees, federaal, regionaal)
• Opmaak van het functioneel bestek op basis van bestaande deliverables (TO-BE-processen, functionele vereisten, MoSCoW-matrices)
• Uitwerking van administratieve en technische clausules
• Definiëren van kwalitatieve selectiecriteria en gunningscriteria met wegingmethodologie
• Opmaak van bijlagen (evaluatieroosters, antwoordmodellen)
• Juridische validatie van de conformiteit van het dossier

Fase 2: Begeleiding bij de analyse van de offertes (schatting 35-40 dagen)

• Uitwerking van de multicriteria-analysmethodologie
• Begeleiding van het evaluatiecomité bij de kwalitatieve en financiële analyse van de offertes
• Opmaak van het gemotiveerde analyserapport en de gunningsbeslissingen
• Beheer van eventuele beroepen en juridische verduidelijkingen
• Ondersteuning bij onderhandelingen indien een onderhandelingsprocedure wordt gevolgd

De consultant zal nauw samenwerken met de projectmanager (coördinator digitale transformatie), de HR-verantwoordelijken van de Gemeente en het CPAS, en de trekkers van de werkgroepen.