1. Context

De IT-afdeling van de STIB zorgt voor de implementatie, exploitatie en ondersteuning van technologische oplossingen die essentieel zijn voor de werking van de bedrijfsactiviteiten (Operaties, Human Resources, Financiën, enz.). De afdeling telt ongeveer 400 medewerkers, verspreid over een breed scala aan expertises: systeem engineering, software development, business analyse, project management, technische coördinatie, telecommunicatie, netwerk infrastructuren, datacenters, embedded systems, OT/IoT, en anderen.

In het kader van een organisatorische transformatie om de globale efficiëntie van de afdeling te versterken en de zichtbaarheid van de toegevoegde waarde aan de business entiteiten te verbeteren, zijn verschillende structurele initiatieven gelanceerd. Een van deze initiatieven is de implementatie van een capacity management-systeem, wat een belangrijk speerpunt vormt. Dit instrument moet de IT-afdeling in staat stellen om de planning te versterken, de voorspelbaarheid van de engagementen te verbeteren, de allocatie van middelen te optimaliseren en strategische beslissingen te ondersteunen (ontwikkeling van competenties, reorganisatie, gerichte outsourcing, enz.).

2. Opdracht

De opdracht bestaat uit het ontwerpen, structureren en uitrollen van een operationeel competentiereferentiekader dat alle rollen van de IT-afdeling omvat, en het leggen van de basis voor een capaciteitsbeheersysteem dat afgestemd is op de behoeften van het initiatievenportfolio. De opdrachtnemer zal verantwoordelijk zijn voor:

• het identificeren, definiëren en structureren van de sleutelrollen en functies binnen de IT-afdeling;
• het classificeren van alle interne en externe medewerkers volgens dit referentiekader;
• het definiëren van voor iedere functie objectief meetbare en bruikbare capaciteitsmaatregelen voor strategische planning;
• het leggen van de link tussen beschikbare competenties en de behoeften die zijn vastgesteld in de belangrijkste initiatieven van het projectenportfolio;
• het opstellen van een geconsolideerde analyse die spanningsgebieden, risico’s op ondercapaciteit en optimalisatiekansen identificeert.

De opdracht is voorzien voor een periode van 6 maanden, met een aanpasbare werkbelasting afhankelijk van de voortgang van de werkzaamheden en de operationele vereisten.

3. Gezocht profiel – Belangrijkste kwaliteiten en competenties

Wij zoeken een consultant met ruime ervaring in capacity management of resource management binnen grote IT-omgevingen. Verwachte competenties en ervaring:

• Minimaal 5 jaar ervaring in een grootschalige IT-afdeling (>300 medewerkers);
• Minimaal 5 jaar ervaring in een sturende of governance IT-structuur (bv. CIO Office, strategisch PMO);
• Minimaal 5 jaar ervaring binnen een IT PMO of een team met een gelijkaardige rol;
• Aantoonbare ervaring in het ontwerpen en invoeren van systemen voor capaciteit- of resource management;
• Zeer goede kennis van de belangrijkste IT functies: applicatiebeheer, softwareontwikkeling, infrastructuren, OT, embedded systems / IoT;
• Beheersing van beide landstalen (FR/NL) en passieve kennis van het Engels;
• Methodologische nauwkeurigheid, analytisch vermogen en capaciteit om complexe modellen te structureren;
• Uitstekende communicatieve en synthetiserende vaardigheden.

4. Verwachte deliverables

De opdrachtnemer dient de volgende deliverables te voorzien:

Gestructureerd competentiereferentiekader

Catalogus van IT-rollen, gedetailleerde functiebeschrijvingen en bijhorende competenties.

Definitie van maturiteits-/beheersingsniveaus per rol.

Operationeel capaciteitsmodel

Definitie van capaciteits-eenheden en meetmethodes.

Rekenmodel voor de inschatting van werkbelasting, beschikbaarheden en behoeften.

Mapping van intern en extern personeel

Volledige classificatie van medewerkers volgens het referentiekader.

Synthesetabel van beschikbare capaciteit per rol, team en domein.

Analyse competentie-/projectbehoeftenmatching

Afstemming tussen beschikbare middelen en de behoeften van het IT-portfolio.

Identificatie van tekorten, risico’s, spanningszones en optimalisatiekansen.

Aanvullende informatie:

De opdracht kan worden verlengd tot een maximale duur (inclusief initiële duur) van: 880 werkdagen.