De opdracht wordt geschat op 1 maand over een periode van 2 maanden…

Evaluatie migratie productie server naar archivering

ONE zoekt een senior SAP consultant (minimum 10 jaar ervaring met SAP, waarvan minstens 2 uitgevoerde versie-migraties) om de beste migratieoplossingen te evalueren en voor te stellen voor onze SAP productie server (oud en archief) naar een modern archiveringssysteem, dat een veilige decommissionering van onze kritische legacy-infrastructuur mogelijk maakt.

Kritische context – Productie server

De organisatie beschikt over een SAP ERP productie server op Windows Server 2003 – NT 5.2, Build 3790 – Service Pack 2 met een ORACLE database versie 9.2.0.5.0, die meer dan 20 jaar aan financiële en boekhoudkundige gegevens bevat. Dit productiesysteem moet operationeel blijven tot de volledige migratie; gebruikers hebben wekelijks toegang voor het raadplegen van historische gegevens en het opvragen van bewijsstukken.

Daarnaast moet er worden voldaan aan een wettelijke verplichting om de gegevens 10 jaar te bewaren (tot februari 2034) met permanente toegang voor audits.

Gevraagde evaluatie – Alternatieve oplossingen

Wij vragen een grondige vergelijkende evaluatie van de volgende oplossingen voor de migratie van onze productie server naar een read-only archiveringssysteem:

1. SAP Information Lifecycle Management (ILM) – Officiële SAP archiveringsoplossing met moderne webinterface, audit-proof opslag en volledige traceerbaarheid van toegang.

2. SAP ILM Retention Warehouse – Specifieke oplossing voor decommissionering van legacy-systemen met gereguleerde bewaring en permanente audittoegang.

3. Gecertificeerde derde partijen SAP oplossingen – SAP-compatibele archiveringsalternatieven met vergelijkbare functionaliteiten en potentiële voordelen qua kosten/prestaties.

4. Hybride migratie – Combinatie van oplossingen die een geleidelijke overgang van het productiesysteem naar volledige archivering mogelijk maken.

Kritische technische vereisten

De gekozen oplossing moet absoluut garanderen:

• Volledige migratie van alle bewijsstukken (PDF, facturen, bestelbonnen, Excel-bestanden, ingescande afbeeldingen) met behoud van referentiële koppelingen naar de bijbehorende boekingen
• Beveiligde read-only toegang met moderne interface voor raadpleging en export van documenten
• Totale traceerbaarheid: registratie van alle toegang voor audit conformiteit
• Verhoogde beveiliging: encryptie, toegangscontrole, strikte authenticatie
• Regelgeving conformiteit: naleving van ISO 14641, GDPR, NIS2 normen
• Gegarandeerde technische support door SAP of gecertificeerde partner

Verwachte deliverables:

Een volledig technisch evaluatierapport met daarin:

• Technische audit van het huidige productiesysteem met een volledige inventarisatie van gegevens en documenten
• Vergelijkende analyse van de beschikbare oplossingen met voor- en nadelen van elke optie
• Haalbaarheidsstudie technisch en organisatorisch voor elk scenario
• Gedetailleerde budgetraming inclusief licenties, diensten, opleiding
• Migratieplanning met mijlpalen, geïdentificeerde risico’s en mitigatiestrategieën
• Eindadvies met technische en economische onderbouwing

Beperkingen

De productie server moet operationeel blijven gedurende de evaluatie.

Belangenconflicten

Het begrip belangenconflict verwijst naar elke situatie waarin, tijdens de toewijzing of uitvoering, elke persoon die op welke manier dan ook verbonden is met een aanbestedende dienst, evenals iedere persoon die de toewijzing of uitkomst daarvan kan beïnvloeden, direct of indirect een financieel, economisch of ander persoonlijk belang heeft dat als een compromis van hun onpartijdigheid of onafhankelijkheid bij de toewijzing of uitvoering kan worden gezien.

Er wordt in ieder geval een belangenconflict vermoed:

1. Zodra er verwantschap of aanverwantschap is, in rechte lijn tot en met de derde graad en, in zijlijn, tot en met de vierde graad, of in geval van wettelijke samenwoning, tussen de natuurlijke persoon en een van de kandidaten of inschrijvers of elke andere natuurlijke persoon die namens een van dezen een vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid uitoefent;

2. De natuurlijke persoon is zelf, of via tussenpersonen, eigenaar, mede-eigenaar of actieve vennoot van een van de kandidaat- of inschrijvende ondernemingen of oefent, in rechte of in feite, zelf of, in voorkomend geval, via tussenpersonen, een vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid uit.

Er wordt als belangenconflict beschouwd elke situatie waarin een natuurlijke persoon die voor een aanbestedende dienst heeft gewerkt als interne medewerker, in een hiërarchische relatie of niet, als betrokken ambtenaar, openbaar ambtenaar of elke andere persoon die op welke manier dan ook verbonden is aan een aanbestedende dienst, later optreedt in het kader van een overheidsopdracht/projectoproep door deze aanbestedende dienst en er een verband bestaat tussen de eerdere werkzaamheden die de genoemde persoon voor de aanbestedende dienst heeft verricht en zijn/haar activiteiten in het kader van de opdracht/projectoproep. De toepassing van deze bepaling is echter beperkt tot een periode van twee jaar na het ontslag van die persoon of enige andere beëindiging van de eerdere activiteiten.

Deze bepaling geeft de aanbestedende dienst, die naar behoren door de dienstverlener is geïnformeerd na verificatie van de situatie, de mogelijkheid om zonder vergoeding een einde te maken aan de opdracht/het project waarvoor de dienstverlener verantwoordelijk is. Bij deze controles wordt onder meer rekening gehouden met de informatie en rechtvaardigingen die bij de betrokkene zijn verzameld. In geval van beëindiging wordt een staat van uitgevoerde prestaties opgesteld met het oog op betaling aan de dienstverlener. In geval van overtreding (bijvoorbeeld als de dienstverlener de situatie van conflict niet meldt), kan de vaststelling door de aanbestedende dienst leiden tot nietigheid van de opdracht/het project. Indien geen rechtvaardiging wordt verstrekt op verzoek van de aanbestedende dienst, heeft de dienstverlener geen recht op betaling voor de prestaties die zijn uitgevoerd na het moment waarop hij/zij op de hoogte had moeten zijn van de onverenigbaarheid. De aanbestedende dienst kan, voor de behoeften van de opdracht/het project, vrij beschikken over de studies, rapporten, …, opgesteld door de dienstverlener in uitvoering van de opdracht/het project. Daarnaast kan hij/zij de dienstverlener uitsluiten van zijn opdrachten/projectoproepen voor een bepaalde periode.

De preventiemaatregelen van ONE: een sensibiliseringsnota wordt automatisch meegedeeld bij het aanmaken van het leveranciersdossier.

Vertrouwelijke informatie

Alle informatie die ONE aan de andere partij verstrekt in het kader van deze opdracht wordt beschouwd als vertrouwelijke informatie (hierna "vertrouwelijke informatie" genoemd). Dit geldt niet voor informatie die door de partijen als niet-vertrouwelijk wordt aangemerkt.

De opdrachtnemer zal de vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk behandelen, deze alleen gebruiken indien noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht en deze op geen enkele wijze aan derden bekendmaken, behalve met voorafgaande, schriftelijke en formele toestemming van de begunstigde. De opdrachtnemer zorgt ervoor dat zijn werknemers, agenten en onderaannemers door middel van een schriftelijk engagement aan dezelfde geheimhoudingsplicht zijn gebonden.

De opdrachtnemer zal de vertrouwelijke informatie alleen bekendmaken aan personen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Behalve met schriftelijke en formele toestemming, zorgt hij er ook voor dat zijn personeel, vertegenwoordigers en onderaannemers geen informatie op dragers of op enige andere wijze buiten de lokalen van de begunstigde brengen.

Vertrouwelijke informatie mag worden bekendgemaakt indien, en voor zover, de wet of een regelgevende instantie dit vereist. In dat geval zal de opdrachtnemer ONE onmiddellijk schriftelijk op de hoogte stellen, om ONE in staat te stellen dergelijke openbaarmaking via alle mogelijke rechtsmiddelen te voorkomen.

Als vertrouwelijke informatie wordt verkregen door onbevoegde personen of entiteiten en de opdrachtnemer hiervan op de hoogte is, zal de opdrachtnemer ONE onmiddellijk telefonisch, per e-mail en vervolgens per brief informeren.

De rechten en verplichtingen van de partijen die uit dit artikel voortvloeien, blijven geldig na het einde van deze opdracht/overeenkomst.

Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen met betrekking tot vertrouwelijke informatie schendt, behoudt ONE zich het recht voor om de daaropvolgende opdracht op elk moment te onderbreken, mits een gemotiveerd verslag.