Missietitel: Functionele Analyse, Haalbaarheidsstudie en Migratieplan voor Ziekenhuis-ADT-Workflows naar EPIC Prelude

Geschatte Duur: 6 tot 8 weken (ongeveer 2 maanden)

Sector / Context: Belgische zorgsector

1. Context & Business Drivers

In het kader van de modernisering van het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS) en de uitrol van het Epic-platform binnen de organisatie, heeft het ziekenhuis als doel om alle workflows rond Patiëntenopname, Ontslag en Transfer (ADT) te evalueren, af te stemmen en te migreren van het huidige systeem naar de

Epic Prelude module. De primaire vereiste is een strikte afstemming met Belgische regelgevende, verzekerings- en technologische kaders (het “belgo-belgische” ecosysteem).

2. Kernobjectieven

De consultant borgt het transitieplan rond drie pijlers:

• Procesmapping & Functionele Analyse: Documenteren van de huidige en toekomstige ADT-workflows van begin tot eind, rekening houdend met Belgische wettelijke en interoperabiliteitsbeperkingen.

• Fit/Gap & Haalbaarheidsanalyse: Beoordelen van de native Epic Prelude-capaciteiten ten opzichte van de lokale Belgische vereisten, identificeren van functionele/technische tekortkomingen en het voorstellen van mitigerende strategieën of alternatieve architecturale opties waar standaardfunctionaliteiten tekortschieten.

• Migratiestrategie & Cut-over Plan: Opmaken van een realistisch migratieplan (fasering, dual-run management, isolatie van kritische paden, en dataconversie/-remediëring).

3. Scope van het Werk & Belangrijkste Activiteiten

• Leiden van Business & Operationele Workshops: In samenspraak met de opnameafdelingen (Spoed, Opname, Dagziekenhuis, Polikliniek), facturatie-/invoicingteams en IT-leiding de bestaande processen en business rules in kaart brengen.

• Regelgevende & Technische Scope: Audit van alle verplichte integraties, waaronder:

• Identiteitsverificatie (eID, ISI+ kaarten, Rijksregister-raadpleging).
• Verificatie van verzekerbaarheid (MyCareNet-flows, mutualiteiten / OA, aanvullende verzekeringsplannen).

• Regionale en nationale gezondheidsplatformen (eHealth, lokale Health Information Exchanges).

• Vendor Alignment: Rechtstreeks coördineren met Epic productspecialisten (Prelude / Grand Central) om het Belgische localisatiepakket en de integratiemechanismen (HL7, FHIR, custom APIs) te evalueren.

• Kritische Flow & Risico-identificatie: Business-kritische workflows klasseren (spoedopnames, patiëntveiligheid/identiteitsopvolging, census monitoring) en business continuity-maatregelen opstellen.

4. Belangrijkste Deliverables

• Gedetailleerd Functioneel Analyse Dossier (Target Blueprint): Uitgebreide documentatie van de toekomstige ADT-workflows en integratiespecificaties.

• Fit/Gap & Haalbaarheidsmatrix: Vergelijkende analyse van lokale Belgische wettelijke/operationele vereisten versus native Epic Prelude-capaciteiten, inclusief concrete aanbevelingen (maatwerk, middleware-oplossingen, of procesaanpassingen).

• Strategisch Migratie- & Rolloutplan: Gefaseerde implementatieroadmap, kritische technische voorwaarden, dependency mapping en cut-over aanbevelingen.

5. Vereist Profiel & Expertise

• Expertise Belgische Zorgsector: Grondige kennis van Belgische ziekenhuiswerking, RIZIV/INAMI-regelgeving, standaarden voor patiëntenopname en mechanismen voor verzekerbaarheid.

• Healthcare Interoperabiliteit & Identiteitsstandaarden: Praktische ervaring met MyCareNet, eHealth platform connectors, eID-leesoplossingen en berichtformaten (HL7 v2/v3, FHIR).

• PAS/EHR Implementatie-ervaring: Aantoonbare ervaring met grootschalige migraties van elektronische patiëntendossiers of patiëntadministratiesystemen; eerdere ervaring met Epic-methodologieën (met name Prelude / Grand Central) is een duidelijk voordeel.

• Consultancy & Facilitatievaardigheden: Aangetoonde vaardigheid in het leiden van cross-functionele workshops (administratief, klinisch, technisch, vendor) en het leveren van duidelijke executive samenvattingen aan het senior management.

6. Werkafspraken & Governance

• Duur: 6 tot 8 opeenvolgende weken.

• Locatie: Hybride model (on-site aanwezigheid vereist voor stakeholderworkshops en stuurgroepmeetings; remote werk toegestaan voor documentatie en analyse).

• Primaire Stakeholders: IT-afdeling (CIO / Project PMO) en Management Patiëntenopnames.