Context:

De actieve populatie van de STIB-MIVB bestaat uit bijna 10.000 personen, werkzaam op locaties verspreid over het Brusselse Gewest. Als aanbieder van vervoersdiensten aan de bevolking, werkt een groot deel van het personeel binnen de Business Unit Tram, Bus en Metro. STIB-MIVB beschikt intern over alle nodige administratieve ondersteuning voor het goed functioneren van al haar activiteiten en doet er alles aan om te voldoen aan de wetgeving.

In dit kader wenst STIB-MIVB zich voor te bereiden om conform te zijn aan de programma’s Belcotax 2.0 en eGov 3.0 LTDS aangifte (Loondata-Transfert / Transfert van Salarisgegevens), een moderniseringsinitiatief binnen de Belgische sociale e-Government, dat tot doel heeft de uitwisseling van gegevens tussen werkgevers, payroll-partners en sociale zekerheidsinstellingen grondig te transformeren.

Er wordt een nieuw declaratiemodel geïntroduceerd dat gericht is op data, gebeurtenissen en registers, en dit zal stapsgewijs de historische mechanismen zoals de DMFA en de DRS vervangen.

Het eGov 3.0-programma heeft als doel de uitwisselingen tussen instellingen te moderniseren door de betrouwbaarheid en de actualisering van sociale gegevens te verbeteren. Dit maakt het mogelijk de toekenning van sociale rechten te vereenvoudigen, administratieve stappen te verminderen en beter in te spelen op de arbeidsmarkt.

Dit heeft echter ook invloed op het beheer van HR- en payroll-gegevens, met name op het vlak van gegevensbeheer, correcties en compliance-controles. Er wordt overgegaan van periodieke en geaggregeerde aangiftes naar meer frequente uitwisselingen.

De technische impact is aanzienlijk en omvat onder andere de aanpassing van datamodellen, de implementatie van nieuwe uitwisselingsinterfaces, het versterken van kwaliteitscontroles en het beheer van een transitiefase waarin oude en nieuwe stromen naast elkaar bestaan.

Doelstellingen van de opdracht:

In dit kader wenst STIB-MIVB een beroep te doen op een consultant business analyst met aantoonbare expertise in Time, payroll en post-payroll binnen SAP S/4.

De opdracht bestaat uit:

Analyse & afbakening

• Het analyseren van de AS IS-processen rond Time, Payroll en Post Payroll
• Identificeren van de functionele impacten gelinkt aan eGov 3.0 en Belcotax 2.0
• Het vertalen van wettelijke vereisten naar concrete business-impact

Ontwerp & specificatie

• Het organiseren van workshops met stakeholders (HR, Payroll, IT, werkvloer, sociaal secretariaat)
• Het formaliseren van behoeften en functionele specificaties
• Zorgen voor consistentie in de aanpassingen binnen SAP S/4HANA

Coördinatie & implementatie

• Coördineren van de aanpassingen tussen business- en IT-teams
• Opvolgen van ontwikkelingen in verband met wettelijke vereisten

Testing & validatie (gestructureerde rol)

• Bepalen van de teststrategie (functioneel, integratie, UAT, datakwaliteit)
• Schrijven van test scripts
• Toezien op de uitvoering van tests en bijdragen aan de pre-UAT
• Begeleiden en coördineren van de UAT-fases
• Valideren van de compliance van de oplossingen met de business- en wettelijke vereisten

Change & compliance

• De teams begeleiden in het begrijpen van de impacten
• Zorgen voor naleving van de vereisten van de sociale instellingen
• Voorbereiden van de go-live

De uitrol van eGov 3.0 maakt deel uit van een meerjarig traject, gestructureerd in opeenvolgende fasen van afbakening, specificatie, systeemaanpassing, testen, co-existentie en een geleidelijke overgang naar de nieuwe mechanismen.

Verantwoordelijkheden:

De Senior Business Analyst HR zal verantwoordelijk zijn voor:

1. Analyse van de bestaande processen (AS-IS)

Analyseren van de huidige processen rond tijdsregistratie en post-payroll, zowel op de werkvloer (business operations) als binnen het SAP S/4HANA-systeem.
Documenteren van de huidige werking (AS-IS) en identificeren van complexiteit of risicofactoren.

1. Identificatie van impacten gelinkt aan Belcotax en eGov 3.0

Analyseren van de functionele impacten van de programma’s Belcotax eGov 3.0 – LTDS Declaratie.
Evalueren van de gevolgen voor:
- Belcotax (post-payroll)
- DMFA (post-payroll)
- DRS (Déclarations des Risques Sociaux)
- de processen voor tijdsbeheer en payroll
Vertalen van wettelijke vereisten naar begrijpelijke business-impacten.

1. Leiden van business workshops

Organiseren en leiden van workshops met stakeholders (payroll, Time, sociaal secretariaat, IT, werkvloer).
Verzamelen en challengen van de businessbehoeften.
Faciliteren van de afstemming tussen de verschillende teams.

1. Specificatie van functionele behoeften

Formuleren van functionele vereisten en de nodige aanpassingen.
Opstellen van duidelijke specificaties voor de betrokken teams.
Zorgen voor consistentie tussen de businessbehoeften en de voorgestelde oplossingen.

1. Coördinatie en sturing van aanpassingen

Coördineren tussen de business- en IT-actoren.
Opvolgen van de voortgang van de aanpassingen in SAP S/4HANA.
Waken over het respecteren van prioriteiten, deadlines en wettelijke vereisten.

1. Organisatie en toezicht op tests

Bepalen van de teststrategie (functioneel, integratie, UAT).
Uitvoeren van de pre-UAT.
Organiseren en begeleiden van de testfases met de Payroll-, Time- en sociaal secretariaat-teams.
Valideren dat de wijzigingen voldoen aan de business- en wettelijke vereisten.

1. Begeleiding van change en compliance

Teams begeleiden in het begrijpen van de impacten en nieuwe praktijken.
Ervoor zorgen dat de processen voldoen aan de eisen van de sociale zekerheidsinstellingen.
Bijdragen aan de voorbereiding van de go-live met respect voor de deadlines.

Afhankelijk van de voortgang van de projecten en prioriteiten kan de opdracht uitgebreid worden naar de implementatie en het testen van andere wettelijke wijzigingen.

Gedragscompetenties:

• Analytisch vermogen
• Kritisch denkvermogen
• Verschillende teams kunnen challengen
• Organisatie & prioriteitenbeheer
• Nauwkeurigheid en methodiek
• Aanpassingsvermogen
• Gestructureerd werken
• Resultaatgerichtheid
• Klantgerichtheid

Aanvullende informatie:

De opdracht kan verlengd worden tot een maximale duur (inclusief initiële duur) van: 880 werkdagen