Context:

De actieve populatie van de STIB-MIVB bestaat uit bijna 10.000 mensen, werkzaam op locaties verspreid over het Brusselse gewest. Als aanbieder van transportdiensten aan de bevolking werkt een groot deel van het personeel binnen de Business Unit Tram, Bus en Metro. De STIB-MIVB beschikt intern over alle noodzakelijke administratieve ondersteuning voor het goede verloop van haar activiteiten en stelt alles in het werk om te voldoen aan de wetgeving.

In deze context wenst STIB-MIVB zich voor te bereiden om conform te zijn aan de programma’s Belcotax 2.0 en eGov 3.0 LTDS aangifte (Loondata-Transfert / Salarisgegevensoverdracht), een moderniseringsinitiatief van de Belgische sociale e-Government met als doel de gegevensuitwisseling tussen werkgevers, payroll partners en sociale zekerheidsinstellingen grondig te transformeren.

Er wordt een nieuw declaratiemodel geïntroduceerd dat data-, gebeurtenis- en register-georiënteerd is, bedoeld om geleidelijk de historische mechanismen zoals de DMFA en de DRS te vervangen.

Het doel van het eGov 3.0-programma is de uitwisseling tussen instellingen te moderniseren door de betrouwbaarheid en actualisering van sociale gegevens te verbeteren. Dit maakt het mogelijk om de toekenning van sociale rechten te vereenvoudigen, administratieve procedures te verminderen en beter in te spelen op de arbeidsmarkt.

Dit heeft echter ook invloed op het beheer van HR- en payroll-data, met name op het vlak van gegevensbeheer, correcties en compliancecontroles. Er wordt overgegaan van periodieke en geaggregeerde aangiftes naar meer frequente gegevensuitwisselingen.

De technische impact is aanzienlijk en omvat onder meer de aanpassing van datamodellen, de implementatie van nieuwe interfaces voor gegevensuitwisseling, het versterken van kwaliteitscontroles en het beheer van een transitieperiode waarin oude en nieuwe stromen naast elkaar bestaan.

Doelstellingen van de opdracht:

In deze context wenst STIB-MIVB een beroep te doen op een consultant business analyst met aantoonbare expertise in Time, payroll en post-payroll binnen SAP S/4.

In dit kader bestaat de opdracht uit:

Analyse & afbakening

• Analyseren van de AS IS processen Time, Payroll en Post Payroll
• Identificeren van de functionele impacten gelinkt aan eGov 3.0 en Belcotax 2.0
• De wettelijke vereisten vertalen naar concrete business-impacten

Ontwerp & specificatie

• Leiden van workshops met stakeholders (HR, Payroll, IT, werkvloer, sociaal secretariaat)
• Formuleren van behoeften en functionele specificaties
• De coherentie van SAP S/4HANA-aanpassingen garanderen

Coördinatie & implementatie

• Coördineren van aanpassingen tussen business- en IT-teams
• Opvolgen van ontwikkelingen in lijn met wettelijke vereisten

Testing & validatie (gestructureerde rol)

• Teststrategie definiëren (functioneel, integratie, UAT, data quality)
• Test scripts opstellen
• Toezicht houden op de uitvoering van tests en bijdragen aan pre-UAT
• De UAT-fases begeleiden en coördineren
• De conformiteit van de oplossingen met business- en wettelijke vereisten valideren

Change & compliance

• Teams ondersteunen in het begrijpen van de impacten
• Compliance met de vereisten van sociale instellingen waarborgen
• De go-live voorbereiden

De uitrol van eGov 3.0 volgt een meerjarige traject, gestructureerd in opeenvolgende fases van afbakening, specificatie, systeemaanpassingen, testen, co-existentie en een gefaseerde overgang naar de nieuwe mechanismen.

Verantwoordelijkheden:

De Senior Business Analyst HR zal verantwoordelijk zijn voor:

1. Analyse van de bestaande processen (AS-IS)

2. Analyseren van de huidige processen rond tijdsregistratie en post-payroll, zowel op de werkvloer (operationele business) als in SAP S/4HANA

3. Documenteren van de huidige werking (AS-IS) en de complexiteit of risico’s identificeren

4. Identificatie van de impacten m.b.t. Belcotax en eGov 3.0

5. Analyseren van de functionele impacten van de programma’s Belcotax eGov 3.0 – LTDS aangifte

6. Beoordelen van de gevolgen voor:
   • Belcotax (post-payroll)
   • DMFA (post-payroll)
   • DRS (Déclarations des Risques Sociaux)
   • Processen tijdsbeheer en payroll

7. Wettelijke vereisten vertalen naar begrijpelijke business-impacten

8. Begeleiden van business-workshops

9. Organiseren en leiden van workshops met stakeholders (payroll, Time, sociaal secretariaat, IT, werkvloer)

10. Business-behoeften verzamelen en challengen

11. Het alignment tussen de verschillende teams faciliteren

12. Specificatie van functionele behoeften

13. Functionele vereisten en noodzakelijke aanpassingen formaliseren

14. Duidelijke specificaties opstellen voor de betrokken teams

15. Coherentie tussen business-behoeften en voorgestelde oplossingen waarborgen

16. Coördinatie en sturing van aanpassingen

17. De coördinatie tussen business- en IT-actoren verzekeren

18. De voortgang van SAP S/4HANA-gerelateerde aanpassingen opvolgen

19. Waken over prioriteiten, deadlines en wettelijke beperkingen

20. Organisatie en supervisie van de tests

21. Teststrategie bepalen (functioneel, integratie, UAT)

22. Pre-UAT uitvoeren
23. Testfases met de teams Payroll, Time en sociaal secretariaat organiseren en begeleiden

24. Valideren dat de wijzigingen voldoen aan business- en wettelijke vereisten

25. Change management en compliance

26. Teams begeleiden in het begrijpen van de impacten en nieuwe werkwijzen

27. Zeker stellen dat de processen voldoen aan de eisen van de sociale zekerheidsinstellingen
28. Bijdragen aan de voorbereiding van de go-live met respect voor de deadlines

Gedragscompetenties:

• Analytisch vermogen
• Kritisch denkvermogen
• Verschillende teams kunnen challengen
• Organisatie & prioriteitenbeheer
• Nauwkeurigheid en methodiek
• Aanpassingsvermogen
• Gestructureerd werken
• Resultaatgerichtheid
• Klantgerichtheid

Aanvullende informatie:

De opdracht kan verlengd worden tot een maximale duur (inclusief initiële duur) van: 880 werkdagen