Ordre de mission – Adoption / Project Manager Microsoft M365 (Business – IT)

1. Contexte

Le CHU Brugmann (hôpital public universitaire, réseau IRIS, Bruxelles) a déployé Microsoft 365 et migre plusieurs versions d’Office historiques vers ce socle unique. En l’absence de coordination, trois risques sont identifiés : la multiplication anarchique des espaces collaboratifs, la dispersion des documents, et une adoption insuffisante des solutions faute de compréhension des nouvelles possibilités d’organisation du travail qu’elles offrent. Ce troisième risque est le plus structurant : disposer des outils ne suffit pas si les équipes n’en perçoivent pas l’intérêt pour leur activité quotidienne.

1. Objectif

La mission vise à coordonner l’adoption de Microsoft 365 sur l’ensemble des directions, à former et coacher les utilisateurs — y compris individuellement et en grand nombre — et à faire le lien entre les besoins métiers et les responsables techniques afin de cadrer les choix de configuration au mieux des intérêts IT et métiers, dans le respect des contraintes hospitalières : sécurité, confidentialité des données patients, conformité réglementaire.

1. Périmètre

Le périmètre couvre l’ensemble des solutions de la suite Microsoft 365 mises à disposition des agents, avec une priorité donnée à Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive et Copilot.

Adoption et accompagnement des utilisateurs : concevoir et animer un dispositif de formation adapté aux différents profils (soignants, personnel administratif, encadrement), assurer un coaching de proximité y compris en individuel, et animer un réseau de relais internes (« champions numériques ») dans chaque direction.

Cadrage Métier – IT : arbitrer avec les responsables techniques les décisions de configuration structurantes — organisation et nomenclature des espaces, création contrôlée, partage interne et externe, étiquettes de sensibilité, prévention de la perte de données, rétention et cycle de vie — et en tracer les arbitrages.

Coordination de projet : établir et tenir le plan de projet, animer la comitologie, suivre les risques et les dépendances, produire le reporting.

Une capacité à concevoir et développer des automatisations (Power Automate) ainsi qu’une bonne compréhension des mécanismes d’identités et d’accès constituent un atout important et seront valorisées lors de l’évaluation des candidatures.

1. Livrables

2. Plan de projet

3. Charte d’usage Microsoft 365 validée par le Comité de pilotage
4. Modèle d’organisation des espaces par direction et par projet
5. Règles de gouvernance du cycle de vie des espaces
6. Plan de formation et de communication

7. Tableau de bord d’adoption et rapports de suivi

8. Durée et organisation

Durée initiale de 3 mois, renouvelable.

Mission à temps plein sur le site de Bruxelles : la présence sur site est requise au minimum quatre jours par semaine, une journée de télétravail hebdomadaire étant possible. Une présence complète sur site est toutefois préférée, la mission reposant largement sur l’animation d’ateliers et l’accompagnement de proximité des équipes.

Démarrage dès que possible.

Le·la titulaire est rattaché·e au Département Informatique et au Comité de pilotage, présidé par le Département Stratégie & Transformation. Il·elle travaille en lien étroit avec les équipes du Département Informatique et celles du Département Stratégie & Transformation.

1. Profil recherché

2. Profil combinant adoption et conduite du changement Microsoft 365 et solide capacité de coordination de projet, ayant œuvré en environnement complexe (hôpital ou secteur public).

3. Maîtrise des modèles de gouvernance M365 (nomenclature, cycle de vie des espaces, gestion des droits, archivage).
4. Aptitude confirmée à former et accompagner des utilisateurs non techniques, en collectif comme en individuel, et à susciter l’adhésion d’équipes dont la priorité première est le soin.
5. Aptitude à dialoguer avec des profils techniques pour cadrer la configuration.
6. Sensibilité RGPD et données de santé.

7. Français langue maternelle ou équivalent, anglais professionnel ; le néerlandais professionnel constitue un atout.

8. Résultats attendus

Une adoption homogène et durable des outils dans toutes les directions, une réduction de la création anarchique des espaces, des pratiques documentées, une meilleure conformité et une productivité accrue — au service d’une culture numérique commune et partagée.

1. Modalités

Tarif maximum : 720€ par jour HTVA, frais de déplacement compris.

Merci de répondre aux questions de sélection ci-dessous et de joindre un CV pertinent, votre tarif journalier et votre disponibilité.