Contexte

Le Service fédéral des Pensions (SFP) est chargé de la mise en œuvre des réformes fédérales des pensions qui seront introduites au cours des prochaines années en différentes phases. Ces réformes ont un large impact sur les droits à la pension, les processus, les systèmes IT et la communication envers les citoyens.

Afin d’implémenter ces changements de manière structurée et coordonnée, le programme « Réformes Arizona » a été mis en place. Au sein de ce programme, divers projets (transversaux) traduisent les adaptations légales en modifications concrètes des systèmes IT, des processus et une communication claire.

Pour renforcer le suivi de plusieurs de ces projets, nous recherchons un Project Manager qui prendra la tête de la coordination, de la planification, de l’exécution et du suivi des projets au sein du programme Réformes Arizona.

Objectif

Assurer la coordination, la planification et le suivi de plusieurs projets dans le cadre du programme Réformes Arizona ;

Faire le lien entre les différentes équipes business et IT lors de la transposition de la nouvelle législation en réalité opérationnelle ;

Assurer un reporting cohérent au niveau du domaine et du programme ;

Diriger et soutenir les équipes projet concernées en fonction de leurs objectifs ;

Veiller au respect du scope, du timing et des moyens des projets en cours et à venir ;

Faciliter une prise de décision fluide avec les groupes de pilotage projet/domaine/programme et le program manager.

Coordonner le change management envers les collaborateurs et les citoyens.

Le tout dans l’objectif final de réaliser la mise en œuvre dans les délais de la nouvelle législation.

Justification de la nécessité

• L’ampleur, la complexité et les délais légaux des réformes requièrent un project management solide ;
• Le caractère transversal des projets exige une coordination inter-domaines ;
• Manque de disponibilité de project managers internes disposant d’une expérience suffisante avec des projets de cette envergure ;
• Besoin de dissocier les rôles analyst / project manager, afin que les internes puissent se concentrer sur l’analyse/l’expertise et l’externe sur le project management.

Rôle et responsabilités

FINANCIER

• Reporting du suivi financier des activités
• Rapport des budgets annuels attribués/disponibles
• Planification des ressources et élaboration de prévisions

RH

• Pilotage (non-hiérarchique) de l’équipe projet et suivi des responsables des sous-projets ;
• Planification des ressources RH nécessaires en lien avec le scope du projet ;
• Veiller à une répartition claire des tâches, des responsabilités et des compétences au sein des équipes et des domaines ;
• Transfert de connaissances/expériences vers les project managers internes afin de renforcer la capacité de project management au sein du SFP à long terme.

COMMUNICATION

• Gestion des relations avec les parties prenantes externes, facilitation de la collaboration et de la prise de décision ;
• Gestion des relations avec les parties prenantes internes, facilitation de la collaboration et de la prise de décision ;
• Organisation de la communication nécessaire et accompagnement du changement dans l’organisation.

GESTION OPÉRATIONNELLE

• Suivi des processus de project management en vigueur au SFP et utilisation des canaux officiels de reporting ;
• Identification des processus et procédures à suivre et s’assurer de leur respect ;
• Par exemple : Les procédures « administratives » pour l’accès aux flux de données.
• Intégration du change management ;
• Par exemple : L’impact des réformes sur les conseillers pension/dépositaires de dossiers.
• Mise en place d’une méthode de travail et de collaboration durable et reproductible, sachant que l’avenir apportera encore plus de réformes des pensions ;
• Gestion du scope afin de respecter les ressources RH et financières disponibles, en définissant les priorités et, si nécessaire, en signalant les points de blocage et en proposant des alternatives.

Compétences

• Expérience avérée en project management dans des contextes complexes et sensibles aux politiques :
• 15 ans d’expérience en project management ;
• 10 ans d’expérience avec le framework Agile (scrum) ;
• 10 ans d’expérience avec la méthodologie Prince2.
• Capacité analytique et compétences en planification :
• 15 ans d’expérience en business analyse ;
• 10 ans d’expérience en analyse et design de processus.
• Expérience en change management ;
• Expérience en gestion budgétaire et suivi financier (consolidation, etc.) ;
• Capacité à structurer des dossiers complexes et à communiquer au niveau management ;
• Style de leadership orienté équipe, stimulant et fédérateur :
• 10 ans d’expérience en team management.
• Grande capacité d’adaptation à des contextes changeants ;
• Autonomie et orientation résultats ;
• Trilinguisme courant (NL/FR/ENG) au niveau B2 ;
• Expérience dans le secteur public requise ;
• Connaissance des pensions et du système de sécurité sociale belge.

Collaboration

• Temps plein
• Rapporte au Program manager, Project/program sponsor, au Comité de pilotage projet et aux Portfolio Managers des domaines concernés.
• Disponibilité immédiate