À PROPOS DE NOUS
Vous intégrerez le département Projets de Construction du Facilitair Bedrijf, dont le siège principal se situe dans le bâtiment Herman Teirlinck sur le site Thurn & Taxis, Bruxelles. Le département Projets de Construction gère et coordonne les projets de construction de la conception à la réception pour le gouvernement flamand, tant pour les départements, les agences internes autonomes que les agences externes autonomes.

Le département Projets de Construction compte environ 90 collaborateurs répartis en 4 équipes, assistés par quelques consultants internes et experts dans des domaines spécifiques.

• équipe Étude & Coordination Projets de Construction
• équipe Exécution Projets de Construction
• équipe Support de Projet
• équipe Support Technique

En tant que manager office design, mobilier et déménagement, vous rejoignez l’équipe Étude & Coordination Projets de Construction. Cette équipe compte environ 36 chefs de projet et assistants chefs de projet qui travaillent en trois groupes d’environ 10 collègues, chacun ayant un portefeuille partiel de projets. Vous commencerez dans l’équipe responsable des grands projets (ré)locatifs et des projets d’aménagement intérieur de nos bureaux.

Pour plus d’informations, consultez notre site web https://www.vlaanderen.be/nl/vlaamse-overheid/werking-van-de-vlaamse-overheid/bouwprojecten-van-de-vlaamse-overheid

ou notre page Facebook Bouwprojecten Vlaamse Overheid.

À PROPOS DE LA FONCTION
En tant que manager office design, mobilier et déménagement, vous participez à nos projets de relocalisation et vous dirigez nos déménagements de bureaux de A à Z. D’une part, vous contrôlez au sein de l’équipe projet la bonne exécution de l’aménagement des bureaux ainsi que la livraison et l’installation correcte des meubles. D’autre part, vous êtes la pièce maîtresse de notre équipe projet, responsable du bon déroulement des déménagements. En tant que manager office design, mobilier et déménagement, vous soutenez les chefs de projet tant dans la phase d’étude que dans la phase d’exécution. Une communication efficace avec les clients et les parties prenantes est essentielle dans cette fonction.

Vous serez chargé d’élaborer les plans de déménagement détaillés et de coordonner les mouvements de déménagement de l’ancien vers le nouveau bâtiment. Pour assurer un déroulement efficace, vous devrez, lors de la phase d’étude, étiqueter tous les meubles avec un QR-code, et avant le déménagement, vous devrez étiqueter tous les objets à déménager avec un autocollant de déménagement. Pour les projets d’envergure, vous réaliserez ces deux tâches en pilotant une société externe. Bien entendu, vous êtes également responsable du contrôle qualité lors de la livraison et de l’installation tant des objets à déménager que des meubles nouvellement achetés. Lors de vos déplacements dans les bureaux, vous devez également effectuer de manière proactive de petits contrôles : les bons matériaux ont-ils été placés ? Les câbles sont-ils correctement installés ? Les cloisons sont-elles bien placées ? Le mobilier n’est-il pas endommagé ? Vous alignez également de manière optimale la planification du déménagement avec le calendrier des travaux d’aménagement de bureau.

Tâches :

Le poste de manager office design, mobilier et déménagement comprend notamment les tâches suivantes :

• Inventorier le mobilier à évacuer et/ou à déménager, dessiner les plans DWG et établir l’inventaire sur Excel
• Conseiller l’équipe projet concernant le mobilier à déménager en fonction de la faisabilité pratique
• Gérer les différents inventaires de mobilier pendant le projet
• Élaborer la planification des différents mouvements de déménagement dans le cadre du projet d’hébergement
• Étiqueter le mobilier à déménager
• Créer de nouveaux « passeports » pour le mobilier
• Communication et préparation pratique des entités à déménager
• Piloter et conclure les accords avec les sociétés de déménagement lors des différents mouvements de déménagement
• Lors de la livraison et de l’installation par les sociétés de déménagement, effectuer un contrôle qualité sur place le jour de la livraison

Vous interviendrez notamment dans les projets de relocalisation suivants :

• Relocalisations dans et vers le bâtiment Herman Teirlinck
• Relocalisations dans et vers le bâtiment Conscience
• Vlaams Administratief Centrum Mechelen
• Vlaams Administratief Centrum Antwerpen
• Etc.

Votre profil :

• Vous attachez une grande importance à la durabilité et à la circularité
• Vous avez un grand sens du détail
• On dit que vous avez une mémoire d’éléphant, mais en réalité vous êtes surtout à l’aise avec les checklists sur Excel
• Vous maîtrisez Autocad, vous dessinez facilement ou adaptez rapidement quelque chose
• Vous avez hâte de peaufiner les détails
• Vous faites preuve d’empathie et d’amabilité envers les clients, mais vous savez aussi vous imposer

Informations pratiques :

• Le tarif peut être indexé annuellement conformément à la clause de révision des prix du contrat
• Le contrat peut être prolongé après une évaluation positive
• Il n’y a pas d’indemnité kilométrique, les frais de déplacement nécessaires sont inclus dans le tarif proposé. Il est toutefois possible de se garer gratuitement dans le bâtiment Herman Teirlinck, si souhaité.