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Défi :

Credendo souhaite obtenir une meilleure compréhension de la consommation actuelle de licences SAP, des possibilités contractuelles futures et un accompagnement tout au long du processus de prise de décision :

• L'accord-cadre SAP actuel a été mis en place depuis 2013-2014. Le déploiement et la mise en œuvre du paysage SAP existant ont pris environ 10 ans.
• Le parc SAP comprend les composants majeurs suivants :
• SAP ECC + applications SAP, sous enterprise support (~2 millions € de dépenses annuelles)
• CDP (Développements personnalisés)
• Certaines applications ont été développées sur mesure en raison des services spécifiques de Credendo en tant qu’assureur-crédit
• Développements personnalisés destinés à être transférés chez SAP et à devenir des offres commercialisées. Finalement, ceux-ci ont abouti chez SAP Fioneer. La propriété intellectuelle appartient à Fioneer. Le support est offert par SAP Fioneer (~500k € par an)

• Environnement Business Technology Platform (BTP) (pas de détails sur les dépenses)

• SAP ne propose qu’une maintenance étendue aux clients ECC jusqu’en 2030 (certains produits). Ainsi, Credendo souhaite se préparer à une éventuelle renégociation/migration contractuelle vers des produits SAP plus récents. Idéalement, les bons accords contractuels et pérennes sont identifiés et négociés avec SAP. Credendo examine actuellement les sujets suivants :

• SAP Licensing Baseline – Ce qui est actuellement utilisé

• Possibilités et options de contractualisation futures
• Identifier les exigences et clauses contractuelles clés afin d’assurer l’exhaustivité, la flexibilité, la transparence, la mitigation des risques et l’optimisation des coûts
• Aligner la future nomenclature (Bill-Of-Materials) sur les modules et fonctionnalités SAP nécessaires dans l’état cible. Les nouveaux produits et métriques contractés doivent correspondre (1) aux fonctionnalités actuellement requises et (2) au futur paysage SAP, selon la feuille de route et la conception SAP de Credendo, telles qu’indiquées par les Product Owners et autres parties prenantes.

Solution :

Appliquer des connaissances et des insights spécifiques à la gestion des licences logicielles SAP et à la contractualisation afin de créer pour Credendo :

• Un baseline global de licences SAP qui reflète l’utilisation réelle de tous les logiciels SAP déployés et utilisés. Ce baseline servira à déterminer les optimisations et risques potentiels pouvant être investigués et formalisés.
• En complément du baseline d’utilisation, une analyse contractuelle approfondie sera effectuée pour identifier les clauses, termes et conditions essentiels en lien avec l’usage actuel de SAP. Cette analyse servira à identifier les clauses contractuelles clés à privilégier ou à exiger dans le futur contrat SAP.
• Fournir à Credendo un aperçu des points d’attention majeurs dans les contrats SAP et dresser la liste des risques et opportunités associés. Les considérations typiques sont liées aux aspects : juridiques, opérationnels, financiers et de licensing.
• Sur base des résultats des activités précédentes et des apports des parties prenantes de Credendo, élaborer une stratégie d’approche pour l’engagement avec SAP, c’est-à-dire un aperçu des produits & suites SAP souhaités, les clauses clés à obtenir, retours sur les propositions/communications SAP…

Résultats :

Avec les activités et rapports proposés, Credendo disposera d’une vue granulaire sur :

• Un baseline de déploiement détaillé et un aperçu de la conformité pour son fournisseur logiciel stratégique SAP
• Évaluation des modèles contractuels futurs possibles
• Clauses clés et points d’attention à prendre en compte lors des futures négociations avec SAP
• Accompagnement stratégique et conseils lors de la préparation et de l’exécution des discussions avec SAP

Phases du projet :

1. CRÉATION DU BASELINE SAP

2. Collecte et traitement des données

3. Calcul des licences et rapprochement de la conformité

4. Présentation des résultats aux parties prenantes et à la direction concernée

5. INSIGHTS & CONSIDÉRATIONS CONTRACTUELLES SAP

6. Revue des droits d’utilisation contractuels, termes & conditions

7. Liste des points d’attention et clauses clés
8. Facteurs clés à prendre en compte
9. Bonnes pratiques, pièges et écueils contractuels SAP S4/HANA

10. Adapté spécifiquement à Credendo

11. APPROCHE SOURCING & PROCUREMENT

12. Approche globale des discussions avec SAP

13. Facteurs clés à prendre en compte
14. Bonnes pratiques, pièges et écueils SAP S4/HANA

15. Adapté spécifiquement à Credendo

16. SUPPORT AU SOURCING & PROCUREMENT SAP

17. Soutenir Credendo dans la préparation de l’approche et de la stratégie d’approvisionnement SAP

18. Benchmarking
19. Fournir un feedback pendant les négociations