Titre de la mission : Analyse fonctionnelle, étude de faisabilité et plan de migration des workflows ADT hospitaliers vers EPIC Prelude

Durée estimée : 6 à 8 semaines (environ 2 mois)

Secteur / Contexte : Secteur des soins de santé en Belgique

1. Contexte & Enjeux métier

Dans le cadre de la modernisation de son Hospital Information System (HIS) et du déploiement de la plateforme Epic, l’hôpital vise à évaluer, aligner et migrer tous les workflows d’Admission, Sortie et Transfert de patients (ADT) de son système actuel vers le module

Epic Prelude. L’objectif principal est de garantir une conformité stricte avec les cadres réglementaires, assurantiels et technologiques spécifiques à la Belgique (écosystème “belgo-belge”).

2. Objectifs principaux

Le consultant assurera la sécurisation de la feuille de route de transition autour de trois axes clés :

• Cartographie des processus & Analyse fonctionnelle : Documenter les workflows ADT actuels et cibles de bout en bout, en tenant compte des contraintes légales et d’interopérabilité belges.

• Analyse Fit/Gap & Faisabilité : Évaluer les capacités natives d’Epic Prelude par rapport aux exigences locales belges, identifier les écarts fonctionnels/techniques, et proposer des stratégies de mitigation ou des alternatives architecturales lorsque les fonctionnalités standard sont insuffisantes.

• Stratégie de migration & plan de bascule : Établir un plan de migration réaliste (phasage, management du dual-run, identification du chemin critique et remédiation/conversion des données).

3. Portée de la mission & activités clés

• Animation d’ateliers métier & opérationnels : Collaborer avec les départements d’admission (Urgences, Hospitalisation complète, Hôpital de jour, Consultations externes), les équipes de facturation et la direction IT pour cartographier les processus et règles métier existants.

• Cadrage réglementaire & technique : Auditer toutes les intégrations obligatoires, notamment :

• Vérification d’identité (eID, cartes ISI+, requêtes au Registre National).
• Vérification de l’éligibilité à l’assurance (flux MyCareNet, mutualités / OA, assurances complémentaires santé).

• Plateformes de santé régionales et nationales (eHealth, Health Information Exchange local).

• Alignement éditeur : Coordonner directement avec les spécialistes produit Epic (Prelude / Grand Central) pour évaluer le package de localisation belge et les mécanismes d’intégration (HL7, FHIR, APIs personnalisées).

• Identification des flux critiques & risques : Classer les workflows critiques pour l’activité (admissions d’urgence, suivi de la sécurité/identité patient, monitoring du recensement) et définir les mesures de continuité d’activité.

4. Livrables clés

• Dossier d’analyse fonctionnelle détaillé (Target Blueprint) : Documentation complète des workflows ADT cibles et des spécifications d’intégration.

• Matrice Fit/Gap & faisabilité : Évaluation comparative des exigences légales/opérationnelles belges et des capacités natives d’Epic Prelude, accompagnée de recommandations concrètes (customisation, solutions middleware, ou adaptation des processus).

• Plan stratégique de migration & de déploiement : Feuille de route d’implémentation phasée, prérequis techniques critiques, cartographie des dépendances et recommandations de bascule.

5. Profil & expertise requis

• Expertise du secteur hospitalier belge : Solide compréhension des opérations hospitalières en Belgique, de la réglementation RIZIV/INAMI, des standards d’admission patient et des mécanismes d’éligibilité à l’assurance.

• Interopérabilité & standards d’identité en santé : Expérience concrète avec MyCareNet, connecteurs eHealth, solutions de lecture eID et formats de messages (HL7 v2/v3, FHIR).

• Expérience en déploiement PAS/EHR : Expérience avérée sur des projets de migration d’électroniques patient record ou patient administration system majeurs ; expérience préalable des méthodologies Epic (notamment Prelude / Grand Central) est un atout appréciable.

• Compétences en consulting & animation : Capacité reconnue à animer des ateliers transverses (administratif, clinique, technique, éditeur) et à synthétiser pour la direction.

6. Modalités de travail & gouvernance

• Durée : 6 à 8 semaines consécutives.

• Lieu : Modèle hybride (présence sur site requise pour les ateliers et comités de pilotage ; télétravail autorisé pour la documentation et l’analyse).

• Parties prenantes principales : Département IT (CIO / Project PMO) et direction des admissions patient.